REGULAMIN ORGANIZACYJNY AKADEMII PEDAGOGIKI SPECJALNEJ IM. MARII GRZEGORZEWSKIEJ

ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne

§ 1

Akademia Pedagogiki Specjalnej im. Marii Grzegorzewskiej, zwana dalej „Akademią”, działa na

podstawie:

1) ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2018 r., poz. 1668 ze zm.), zwanej dalej „Ustawą”;

2) Statutu Akademii Pedagogiki Specjalnej im. Marii Grzegorzewskiej;

3) innych aktów prawa powszechnie obowiązującego.

§ 2

Regulamin organizacyjny Akademii Pedagogiki Specjalnej im. Marii Grzegorzewskiej, zwany da-

lej „Regulaminem”, określa:

1) rodzaje aktów wewnętrznych funkcjonujących w Akademii i zasady ich tworzenia;

2) zasady zarządzania Akademią;

3) zakres zadań Rektora, prorektorów, Kanclerza i Kwestora;

4) strukturę organizacyjną Akademii oraz podział zadań w ramach tej struktury;

5) organizację oraz zasady działania administracji Akademii.

§ 3

Wewnętrznymi aktami normatywnymi obowiązującymi w Akademii są:

1) Statut;

2) uchwały Senatu;

3) uchwały Rady Uczelni;

4) zarządzenia Rektora;

5) zarządzenia dyrektorów instytutów;

6) zarządzenia Kanclerza.

W Akademii mogą być wystosowywane pisma okólne, mające charakter powiadomień o zagad nieniach niewchodzących w zakres przedmiotowy uchwał, zarządzeń i decyzji, a będących istotnymi dla sprawnego funkcjonowania Akademii.
W Akademii mogą być również wydawane komunikaty informujące pracowników, studentów i doktorantów o sprawach bieżących z życia Akademii.

§ 4

Na polecenie Rektora, prorektora, Kanclerza, dyrektora instytutu lub z własnej inicjatywy, pro- jekt wewnętrznego aktu normatywnego opracowuje jednostka organizacyjna lub jednostka ad- ministracji, w której zakresie działania znajdują się sprawy wymagające unormowania.
W sprawach pozostających w zakresie działania kilku jednostek, opracowanie projektu koordy- nuje jednostka wskazana jako wiodąca przez Rektora, prorektora lub Kanclerza. Jednostką tą, w szczególności, może być Biuro ds. Prawno-Organizacyjnych.
Projekty aktów normatywnych przedstawiane są do zaopiniowania właściwym merytorycznie jednostkom i pracownikom zajmującym samodzielne stanowiska, a także w przypadkach pra- wem przewidzianych, organizacjom związkowym i samorządom, a następnie każdy projekt opiniowany jest przez Biuro ds. Prawno-Organizacyjnych.
Po zaopiniowaniu projektu, właściwa jednostka redaguje ostateczną wersję aktu normatywnego i przedstawia go do podpisu osobie lub organowi wydającemu dany akt.
Biuro ds. Prawno-Organizacyjnych prowadzi centralną ewidencję wewnętrznych aktów norma- tywnych i nadaje im numery.

ROZDZIAŁ II

Zasady zarządzania Akademią

§ 5

Działalnością Akademii kieruje Rektor, reprezentuje ją na zewnątrz oraz jest przełożonym

pracowników, studentów i doktorantów.

Rektor kieruje Akademią przy pomocy prorektorów, Kanclerza i Kwestora, którzy działając w obrębie powierzonych im przez Rektora kompetencji, nadzorują wykonywanie zadań przez podległe jednostki organizacyjne i jednostki administracji oraz odpowiadają przed Rektorem za ich realizację.
Rektor na początku kadencji wyznacza jednego prorektora, który w czasie jego nieobecności pełni obowiązki Rektora, w tym również jako przewodniczącego Senatu, i reprezentuje Akademię.

§ 6

Rektor może powołać pełnomocników, określając zakres ich działania w pisemnym pełnomoc- nictwie lub w zarządzeniu.
Rektor może powoływać rady lub inne ciała doradcze i opiniodawcze, niewymienione w Statu- cie, które nie są organami Akademii.
W celu opracowania szczególnie trudnych zagadnień lub zrealizowania zadań związanych z te- matyką wychodzącą poza właściwość jednej jednostki, Rektor samodzielnie, bądź na wniosek prorektora, Kanclerza, kierownika jednostki, może w drodze zarządzenia powoływać zespoły doraźne składające się z pracowników wybranych jednostek. W zarządzeniu Rektor wskazuje osobę odpowiedzialną za koordynowanie prac tego zespołu oraz czas przeznaczony na opraco- wanie zagadnienia lub zrealizowanie zadania.
Rektor może, w formie pisemnej, upoważnić pracowników Akademii, w szczególności osoby pełniące funkcje kierownicze, do podejmowania rozstrzygnięć i wykonywania innych czynno- ści w jego imieniu.
Rektor może upoważniać prorektorów oraz kierowników jednostek do wypełniania zadań oraz zaciągania zobowiązań, a także powierzyć określone obowiązki. Rektor może uchylać lub zmieniać decyzje pracowników Akademii upoważnionych do ich podejmowania.
Rektor zatwierdza rozstrzygnięcia wydawane z jego upoważnienia dotyczące spraw o charak- terze majątkowym, których wartość jednostkowa przekracza kwotę 500 000 zł.
Rektor odmawia zatwierdzenia rozstrzygnięcia, o którym mowa w ust. 6, w szczególności, je- żeli jest ono sprzeczne z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, Statutem Akademii, uchwałami Senatu lub innymi aktami wydawanymi przez organy Akademii.

§ 7

Pracownicy wszystkich jednostek są obowiązani do ścisłej współpracy w celu prawidłowego funkcjonowania Akademii.
W celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania Akademii każdy pracownik otrzymuje imien- ny zakres czynności.
Zakres czynności jest dokumentem, który szczegółowo określa kompetencje i odpowiedzial- ność danego pracownika.
1. Zakres czynności wręcza się pracownikowi z chwilą podjęcia pracy, a także w momencie usta- lenia nowego zakresu czynności.
2. Przyjęcie do wiadomości i stosowania zakresu czynności pracownik potwierdza własnoręcz- nym podpisem na dwóch egzemplarzach, z których po jednym egzemplarzu otrzymują: pracow- nik i Biuro ds. Zatrudnienia.
3. Zakres czynności dla każdego nauczyciela określa Rektor.
4. Zakres czynności dla każdego pracownika administracji określa bezpośredni kierownik jed- nostki administracji i zatwierdza kierownik pionu.
5. Zakres czynności samodzielnego stanowiska pracy określa i zatwierdza kierownik pionu.
6. Zakres czynności kierownika biura, kierownika działu określa i zatwierdza kierownik pionu.
7. Zakres czynności pracownika zespołu organizacyjnego określa i zatwierdza kierownik wyższej

hierarchicznie jednostki.

§ 8

Jednostką organizacyjną i jednostką administracji, kieruje kierownik, który odpowiada za ca- łokształt prowadzonych spraw, a zwłaszcza za sprawną organizację pracy oraz prawidłowe i terminowe wykonywanie zadań.
Zespołem organizacyjnym kieruje jeden z jego pracowników wskazany pisemnie przez bezpo- średniego przełożonego.

ROZDZIAŁ III

Struktura organizacyjna Akademii

§ 9

W Akademii funkcjonują następujące organy:

1) Rektor;

2) Senat;

3) Rada Uczelni;

4) dyrektor instytutu.

Skład, sposób powoływania, kompetencje i podział zadań pomiędzy organami określa Statut

Akademii.

W Akademii funkcjonują stałe ciała opiniodawczo-doradcze:

1) Kolegium;

2) stałe komisje senackie;

3) Rada Szkoły Doktorskiej;

4) rady dyscyplin;

5) Komisja Kształcenia.

Skład, sposób powoływania, kompetencje i podział zadań pomiędzy stałymi ciałami opinio- dawczo-doradczymi określa Statut Akademii.
Strukturę organizacyjną Akademii, poza organami Akademii tworzą:

1) jednostki organizacyjne prowadzące działalność naukową i dydaktyczną;

2) jednostki administracji, czyli jednostki realizujące zadania administracji Akademii;

3) zakłady gospodarcze, czyli wyodrębnione organizacyjnie jednostki prowadzące działalność gospodarczą.

Jednostkami prowadzącymi działalność naukową i dydaktyczną są:

1) instytuty oraz działające w ich ramach katedry, zakłady i inne jednostki organizacyjne;

2) jednostki organizacyjne działające poza strukturą instytutów: Studium Praktycznej Nauki Języków Obcych, Studium Wychowania Fizycznego i Sportu;

3) inne jednostki organizacyjne utworzone przez Rektora zgodnie z postanowieniami Statutu, o których mowa w § 10 Regulaminu.

Zadania administracji Akademii są realizowane przez jednostki administracji oraz pracowni- ków podległych pionom:

1) Rektora;

2) Prorektora ds. nauki;

3) Prorektora ds. kształcenia;

4) Prorektora ds. ogólnych;

5) Kanclerza.

§ 10

Rektor może utworzyć inne jednostki organizacyjne takie jak centrum, pracownia, poradnia,

laboratorium.

Jednostki organizacyjne Akademii wchodzące w skład instytutu tworzy, przekształca, dzieli, łączy i likwiduje Rektor na wniosek dyrektora instytutu lub z inicjatywy własnej z zastrzeże- niem ust. 3. Rektor określa w szczególności umiejscowienie jednostek w strukturze Akade- mii, ich nazwy oraz zadania. W tym samym trybie Rektor może nadawać i zmieniać nazwy tych jednostek.
Utworzenie, przekształcenie lub likwidacja instytutu wymaga zasięgnięcia opinii Senatu.
Instytutem kieruje dyrektor instytutu.
Katedrą kieruje kierownik katedry.
Zakładem kieruje kierownik zakładu.
Jednostkami organizacyjnymi wchodzącymi w skład instytutu innymi niż katedry i zakłady kierują kierownicy wyznaczeni przez Rektora, po zasięgnięciu opinii dyrektora instytutu.

§ 11

Jednostki administracji mogą być tworzone jako:

1) dział – grupa nie mniej niż pięciu pracowników, łącznie z kierownikiem;

2) biuro – grupa nie mniej niż trzech pracowników, łącznie z kierownikiem;

3) samodzielne stanowisko pracy – jedno lub dwuosobowe;

4) zespół organizacyjny – grupa pracowników realizująca określone zadania na rzecz Akademii, której działanie jest koordynowane przez jednego, wyznaczonego członka tego zespołu;

5) zakład – wyodrębniony zespół pracowników z kierownikiem do prowadzenia działal- ności gospodarczej.

Jednostką wyodrębnioną organizacyjnie, prowadzącą działalność gospodarczą jest zakład go- spodarczy pod nazwą: Osiedle Akademickie „Przyjaźń”.

§ 12

Ogólny schemat struktury organizacyjnej Akademii określa załącznik nr 1 do Regulaminu.

ROZDZIAŁ IV

Zakres zadań Rektora i prorektorów

§ 13

Rektor podejmuje decyzje we wszystkich sprawach dotyczących Akademii, z wyjątkiem spraw zastrzeżonych przez Ustawę lub Statut do kompetencji innych organów Akademii.
Do zadań Rektora należy w szczególności:

1) reprezentowanie Akademii;

2) zarządzanie Akademią;

3) przygotowywanie projektu Statutu oraz projektu strategii Akademii;

4) składanie Senatowi sprawozdania z realizacji strategii Akademii;

5) wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy;

6) powoływanie i odwoływanie osób do pełnienia funkcji kierowniczych w Akademii;

7) prowadzenie polityki kadrowej w Akademii;

8) tworzenie studiów na określonym kierunku, poziomie i profilu;

9) tworzenie szkół doktorskich;

10) prowadzenie gospodarki finansowej Akademii;

11) zapewnianie wykonywania przepisów obowiązujących w Akademii;

12) tworzenie, łączenie, przekształcanie lub likwidowanie jednostek organizacyjnych Akademii na zasadach określonych w Statucie;

13) sprawowanie nadzoru nad wdrożeniem i doskonaleniem wewnętrznego systemu doskonalenia jakości kształcenia;

14) dbanie o przestrzeganie prawa oraz zapewnienie bezpieczeństwa na terenie Akademii;

15) ustalanie opłat pobieranych od studentów oraz ich wysokość, po wcześniejszemu uzyskaniu opinii samorządu studenckiego;

16) ustalanie szczegółowych zakresów obowiązków nauczycieli akademickich w Aka- demii;

17) ustalanie kryteriów oceny okresowej dla poszczególnych grup pracowników i rodza- jów stanowisk oraz trybu i podmiotów dokonujących oceny nauczycieli akademickich po zasięgnięciu opinii Senatu, związków zawodowych, samorządu studenckiego oraz samorządu doktorantów;

18) zapewnianie realizacji uchwał Senatu i Rady Uczelni.

Rektorowi podlegają bezpośrednio i tworzą pion Rektora:

1) jednostki organizacyjne;

2) jednostki administracji:

a) Biuro Rektora;

b) Biuro ds. Zatrudnienia;

c) Biuro ds. Obronnych i Informacji Niejawnych;

d) Biuro ds. Prawno-Organizacyjnych;

e) Audytor Wewnętrzny;

f) Inspektor Ochrony Danych.

§ 14

Prorektorzy w zakresie swojego działania:

1) reprezentują Akademię lub Rektora w przypadku jego nieobecności, na spotkaniach, konferencjach i uroczystościach organizowanych w Akademii oraz poza nią;

2) współpracują z administracją państwową i samorządową, organizacjami pozarządo- wymi, podmiotami gospodarczymi i innymi instytucjami;

3) realizują współpracę Akademii z instytucjami zagranicznymi na podstawie zawartych przez Akademię umów oraz porozumień;

4) dbają o wizerunek Akademii w zakresie działań wynikających z przydzielonych z przydzielonych im kompetencji;

5) sprawują nadzór nad przygotowaniem projektów aktów prawnych regulujących sprawy należące do zakresu ich działania;

6) składają oświadczenia woli i wiedzy, w tym o charakterze materialno-prawnym, we wszystkich sprawach w zakresie swoich kompetencji, zgodnie z udzielonym pełno- mocnictwem, w szczególności zawierają, zmieniają i rozwiązują umowy, porozumie- nia i ugody;

7) sprawują nadzór merytoryczny nad działalnością podległych im jednostek organiza- cyjnych i jednostek administracji, w tym wydają wiążące polecenia pracownikom tych jednostek;

8) współpracują z komisjami senackimi, których właściwość obejmuje sprawy należące do ich zakresu działania oraz nadzorują ich pracę. Jeżeli właściwość komisji obejmuje sprawy należące do zakresów działania kilku prorektorów, wówczas prorektora spra- wującego nadzór nad komisją wyznacza Rektor;

9) podejmują decyzje w indywidualnych sprawach studentów i doktorantów, wynikające z zakresu kompetencji;

10) wydają decyzje, pisma okólne, postanowienia i zaświadczenia zgodnie z zakresem kompetencji;

11) podpisują umowy na podstawie pełnomocnictw od Rektora z zewnętrznymi podmiota- mi w zakresie kompetencji;

12) realizowanie polityki kadrowej i płacowej Akademii w stosunku do podległych mu pracowników;

13) reprezentują Akademię w zakresie powierzonych przez Rektora kompetencji i zadań.

Prorektorzy wykonując swoje zadania współpracują ze sobą.
Pod nieobecność prorektora wskazanego zgodnie z § 5 ust. 3 Regulaminu jego obowiązki w za- kresie zarządzania Akademią i prowadzenia obrad Senatu wykonuje prorektor wskazany przez Rektora.

§ 15

Do zadań Prorektora ds. nauki należy w szczególności:

1) podejmowanie działań w celu pozyskania z Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższe- go środków finansowych na badania naukowe, działalność ogólnouczelnianą oraz inwestycje wspomagające badania;

2) prowadzenie spraw organizacji i finansowania badań naukowych, w tym dysponowa- nie wydzielonymi środkami na prace własne w części określonej przez Senat;

3) współdziałanie w zakresie umów i programów międzynarodowych, dotyczących ba- dań naukowych, nadzór nad merytoryczną stroną umów o współpracy z krajowymi i zagranicznymi jednostkami naukowo-badawczymi;

4) nadzór nad organizacją konferencji i sympozjów naukowych organizowanych w Akademii;

5) nadzór merytoryczny nad działalnością promocyjną osiągnięć naukowo-badawczych Akademii;

6) nadzór nad raportami z realizacji prac naukowo-badawczych finansowanych przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Narodowe Centrum Nauki, Narodowe Centrum Badań i Rozwoju i inne instytucje krajowe oraz z międzynarodowych pro- gramów naukowo-badawczych;

7) koordynacja działalności naukowej podejmowanej w Akademii;

8) nadzór nad zakupami urządzeń, aparatury naukowej i sprzętu komputerowego ze środ- ków pochodzących z dotacji oraz podejmowanie decyzji z tym związanych;

9) podejmowanie decyzji w sprawie likwidacji lub zbycia aparatury naukowej i urzą- dzeń;

10) nadzór nad funkcjonowaniem i rozwojem Biblioteki Głównej Akademii;

11) nadzór nad działalnością wydawniczą Akademii;

12) bieżący nadzór nad jednostkami organizacyjnymi Akademii wskazanymi w Regula- minie Organizacyjnym Akademii;

13) współpraca z Senacką Komisją Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą;

14) reprezentowanie Akademii w zakresie powierzonych przez Rektora kompetencji i za-

dań;

15) współpraca Samorządem Studenckim w zakresie określonym w ustawie Prawo o szkol- nictwie wyższym oraz regulacjach wewnętrznych.

Prorektorowi ds. nauki podlegają bezpośrednio i tworzą pion Prorektora ds. nauki:

1) Biblioteka Główna;

2) Wydawnictwo Akademii Pedagogiki Specjalnej im. Marii Grzegorzewskiej;

3) Muzeum Marii Grzegorzewskiej i APS;

4) Biuro ds. Obsługi Badań i Współpracy z Zagranicą;

5) Biuro ds. Obsługi Procedur Awansowych;

6) Szkoła Doktorska.

§ 16

Do zadań Prorektora ds. kształcenia należy w szczególności:

1) nadzór w zakresie:

a) organizacji studiów, planów i programów studiów,

b) procesu zapewniania jakości kształcenia,

c) praktyk zawodowych studentów,

d) tworzenia nowych kierunków studiów i specjalności, studiów podyplomo- wych, oraz kursów dokształcających i szkoleń,

e) działalności studiów podyplomowych oraz kursów dokształcających i szkoleń

w Akademii,

f) obsady zajęć i obciążeń dydaktycznych nauczycieli akademickich;

2) rozpatrywanie odwołań i wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach studentów związanych z tokiem studiów na poziomie drugiej instancji, w oparciu o stosowne upoważnienie zgodne z wymogami Kodeksu postępowania administracyjnego otrzymane od Rektora;

3) współpraca z jednostkami pozauczelnianymi w zakresie kształcenia oraz zapewniania jakości kształcenia;

4) współpraca z Senacką Komisją ds. Kształcenia i Spraw Studenckich;

5) współpraca z dyrektorami kierunków i Kwestorem w zakresie ustalania opłat za studia i zajęcia dydaktyczne;

6) dysponowanie, we współpracy z samorządem studenckim, funduszem materialnym i własnym funduszem stypendialnym Akademii oraz rozpatrywanie odwołań stu- dentów od decyzji Komisji Stypendialnej w oparciu o stosowne upoważnienie zgodne z wymogami Kodeksu postępowania administracyjnego otrzymane od Rektora;

7) współpraca z Zarządem Samorządu Studenckiego w zakresie określonym w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym oraz regulacjach wewnętrznych;

8) rejestracja organizacji studenckich;

9) przyjmowanie rocznych sprawozdań z działalności organizacji studenckich.

Prorektorowi ds. kształcenia podlegają bezpośrednio i tworzą pion Prorektora ds. kształce- nia:

1) Studium Praktycznej Nauki Języków Obcych;

2) Studium Wychowania Fizycznego i Sportu;

3) Biuro Aplikacji Komputerowych;

4) Biuro Organizacji Kształcenia;

5) Biuro Planowania Kształcenia;

6) Biuro Pomocy Materialnej i Absolwentów;

7) Biuro Studiów Podyplomowych i Kursów;

8) Biuro Spraw Studenckich;

9) Samodzielne Stanowisko ds. Osób z Niepełnosprawnościami.

§ 17

Do zadań Prorektora ds. ogólnych należy w szczególności:

1) koordynowanie prac nad strategią rozwoju Akademii i nadzór nad jej realizacją;

2) koordynowanie współpracy z uczelniami i ośrodkami naukowymi oraz innymi partne- rami w kraju i za granicą;

3) przedstawianie prognoz i projektów rozwoju uczelni w zakresie jej infrastruktury dydaktycznej i naukowej wraz z ich zabezpieczeniem finansowym;

4) monitorowanie struktur organizacyjnych Akademii i inicjowanie działań optymaliza- cyjnych;

5) inicjowanie działań w zakresie doskonalenia procesu zarządzania Akademią;

6) nadzorowanie działalności promocyjnej Akademii;

7) inicjowanie pozyskiwania środków zewnętrznych oraz nadzór nad realizacją i rozli- czaniem projektów operacyjnych, strukturalnych i edukacyjnych;

8) nadzorowanie kontroli zarządczej;

9) nadzorowanie sprawozdawczości w systemie POL-on.

Prorektorowi ds. ogólnych podlegają bezpośrednio i tworzą pion Prorektora ds. ogólnych:

1) Zespół ds. Promocji;

2) Zespół do Spraw Projektów Operacyjnych, Strukturalnych i Edukacyjnych.

ROZDZIAŁ V

Zakres zadań Kanclerza

§ 18

Do zadań Kanclerza należy w szczególności:

1) kierowanie administracją i gospodarką Akademii w zakresie niezastrzeżonym dla Rektora i prorektorów oraz podejmowanie decyzji dotyczących mienia Akademia z wyłączeniem spraw przekraczających zwykły zarząd;

2) podejmowanie działań i decyzji zapewniających zachowanie, właściwe wykorzystanie majątku Akademii oraz jego powiększanie i rozwój;

3) organizowanie, koordynowanie i kontrola działalności administracyjnej, finansowej, technicznej i inwestycyjnej;

4) reprezentowanie Akademii, w szczególności w sprawach administracyjnych i inwesty- cyjnych w zakresie określonym przez Rektora;

5) zarządzanie nieruchomościami;

6) nadzór operacyjny nad obszarami bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa infor- macji;

7) nadzór nad postępowaniami z zakresu zamówień publicznych;

8) udział w opracowywaniu strategii rozwoju;

9) zapewnienie obiegu informacji i dokumentacji;

10) zapewnienie realizacji uprawnień socjalnych pracowników;

11) organizowanie i koordynowanie prawidłowej gospodarki rzeczowymi i finansowymi składnikami majątkowymi;

12) inicjowanie i organizowanie opracowania wewnętrznych instrukcji i regulaminów ustalających jednolite normy i reguły postępowania w Akademii;

13) realizowanie polityki kadrowej i płacowej Akademii w stosunku do podległych mu pracowników;

14) wydawanie zarządzeń, regulaminów oraz instrukcji w obszarze swoich kompeten- cji;

15) ustalanie zakresów czynności dla Zastępcy Kanclerza, kierowników jednostek admi- nistracji w swoim pionie.

Kanclerzowi podlegają bezpośrednio i tworzą pion Kanclerza:

1) Kwestura;

2) Dział Administracyjny;

3) Dział Inwestycji i Remontów;

4) Dział Informatyczno-Medialny;

5) Archiwum;

6) Samodzielne Stanowisko ds. Zamówień Publicznych i Spraw Socjalnych;

7) Samodzielne stanowisko ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy;

8) Zakład Gospodarczy Osiedle Akademickie „Przyjaźń”;

9) Sekretariat Kanclerza.

ROZDZIAŁ VI

Zakres zadań i odpowiedzialności kierowników jednostek administracji oraz pracowników administracyjnych

§ 19

Jednostką administracji kieruje i realizuje jej zadania kierownik przy pomocy pracowników tej

jednostki.

§ 20

Kierownicy jednostek administracji ponoszą wobec bezpośredniego przełożonego odpowie- dzialność służbową za całokształt spraw realizowanych przez daną jednostkę oraz za działania podległych im pracowników.
W odniesieniu do kierowników niektórych jednostek Akademii może być używana nazwa

„dyrektor” ze względu na ich rangę albo tradycję.

§ 21

Do obowiązków kierownika jednostki administracji należy w szczególności:

1) planowanie pracy jednostki;

2) zapewnienie sprawnej organizacji pracy w podległej jednostce umożliwiającej należy- te i terminowe wykonanie zadań;

3) znajomość obowiązujących przepisów dotyczących działalności kierowanej jednostki, przeszkolenie i instruowanie podległych pracowników oraz bieżące udzielanie im wskazówek i pomocy fachowej przy załatwianiu powierzonych do wykonania spraw i zadań;

4) podnoszenie kwalifikacji zawodowych własnych i wnioskowanie o kierowanie podle- głych pracowników na kursy i szkolenia;

5) prowadzenie stałej kontroli funkcjonalnej – sprawdzanie dokumentów pod względem legalności, rzetelności, celowości, osiągania najlepszych efektów z danych nakładów, a odnośnie do dokumentów księgowych – także pod względem formalnorachunko- wym;

6) opracowanie szczegółowych zakresów czynności dla podległych pracowników przed podjęciem przez nich zatrudnienia lub niezwłocznie w przypadku zmiany stanowiska/ zmiany zakresu czynności;

7) opracowywanie projektów zawieranych przez Akademię umów (których przedmiot wchodzi w zakres merytorycznej działalności jednostki) i nadzór merytoryczny nad wykonaniem tych umów;

8) przygotowywanie – z własnej inicjatywy lub na polecenie przełożonego – projektów zarządzeń, regulaminów, procedur opisujących procesy merytoryczne realizowane przez jednostkę i nadawanie im dalszego biegu zgodnie z obowiązującymi w Akademii procedurami;

9) przestrzeganie obowiązującego w Akademii regulaminu pracy oraz innych przepisów wewnętrznych regulujących organizację i funkcjonowanie Akademii;

10) koordynacja pracy wewnątrz własnej jednostki oraz współpraca z innymi jednostkami Akademii;

11) przestrzeganie terminowego załatwiania spraw oraz zorganizowanie sprawnego obie- gu dokumentów;

12) nadzór i kontrola nad realizacją zadań w podległej jednostce oraz składanie sprawoz- dań z ich realizacji;

13) nadzorowanie i przestrzeganie dyscypliny pracy, tajemnicy państwowej i służbowej, przepisów bhp i ppoż. oraz ochrona informacji niejawnych w kierowanej przez siebie jednostce;

14) zgłaszanie inspektorowi bhp wypadków przy pracy podległego personelu;

15) wykonywanie zadań obronnych w stałych i w wyższych stanach gotowości obron- nej;

16) odpowiedzialność za wychodzącą z jednostki korespondencję;

17) prowadzenie stałej kontroli funkcjonalnej;

18) redakcja treści związanych z zakresem działalności jednostki i stała ich aktualizacja na stronie www.aps.edu.pl oraz w Biuletynie Informacji Publicznej;

19) realizacja obowiązków w zakresie bezpieczeństwa informacji, w szczególności ochro- ny danych osobowych;

20) dbanie o dobro Akademii i jej mienie poprzez należyte zabezpieczenie miejsca pracy, narzędzi, urządzeń i aparatury;

21) dokonywanie okresowej oceny pracowników zgodnie z przepisami obowiązującymi w Akademii;

22) wykonywanie innych czynności wynikających z zajmowanego stanowiska lub poleco- nych przez bezpośredniego przełożonego i władze Akademii;

§ 22

Kierownik jednostki administracji jest uprawniony do:

1) podejmowania decyzji i wydawania poleceń (w ramach kompetencji) – określonych w szczegółowym zakresie czynności – bezpośrednio podległym pracownikom;

2) wnioskowania do kierownika pionu w sprawach związanych ze zmianami w zatrudnieniu (wakaty, zmiany stanowisk, awanse itp.), w zakresie kierowanej przez siebie jednostki;

3) występowania do kierownika pionu z wnioskami awansowymi oraz wnioskami o na- grody, odznaczenia, kary dyscyplinarne (zgodnie z kodeksem pracy) i zwolnienia pod- ległych pracowników;

4) odmowy wykonania poleceń przełożonych w przypadku, gdy polecenia te byłyby sprzeczne z obowiązującym prawem, stanowiłyby przestępstwo, zmierzałyby do spowodowania szkody w mieniu uczelnianym lub naruszałyby zasady współżycia społecznego.

§ 23

Kierownik jednostki administracji ponosi wobec bezpośrednich przełożonych w szczególności odpowiedzialność za:

1) niewykonanie czynności wymienionych w § 21 i § 22 wynikające z zaniedbania obo- wiązków lub przekroczenia swoich uprawnień;

2) wykonanie polecenia sprzecznego z obowiązującym prawem, bez zwrócenia na to uwagi przełożonemu;

3) błędne, niezgodne z prawdą, informowanie przełożonych o działalności podległej jednostki organizacyjnej;

4) przedkładanie i referowanie spraw niezgodnie ze stanem faktycznym;

5) wszelkie inne czyny powstałe w działalności służbowej, kolidujące z obowiązującymi

przepisami ogólnymi i uczelnianymi.

ROZDZIAŁ VII

Zakres zadań i odpowiedzialności pracowników administracyjnych

§ 24

Do obowiązków pracownika należy w szczególności:

1) samodzielne wykonywanie czynności wchodzących w zakres przydzielonych przez kierownika zadań;

2) znajomość obowiązujących przepisów wymaganych na danym stanowisku i przestrze- ganie tajemnicy służbowej;

3) sumiennie wykonywanie poleceń bezpośredniego przełożonego;

4) przestrzeganie dyscypliny pracy, przepisów bhp i ppoż., regulaminów porządkowych obowiązujących w Akademii oraz ochrona informacji;

5) sprawdzanie dokumentów pod względem legalności, rzetelności, celowości gospodar- czej, oszczędności i poprawności, jak również w przypadku dokumentów księgowych, pod względem formalno-rachunkowym;

6) sprawdzanie, czy dokumenty zostały skontrolowane i podpisane przez upoważnione osoby;

7) parafowanie wytwarzanych dokumentów;

8) gromadzenie, przechowywanie i zabezpieczanie dokumentów oraz przekazywanie ich

do archiwum Akademii;

9) wykonywanie innych czynności wynikających z zajmowanego stanowiska lub poleco- nych przez bezpośredniego przełożonego.

Pracownicy uprawnieni są do:

1) wymagania od kierownika porad, instruktażu i szkolenia na zajmowanym stanowisku;

2) zgłaszania wniosków zmierzających do efektywniejszej realizacji zadań powierzonej pracy;

3) odmowy wykonania poleceń przełożonego, o ile polecenia te stanowiłyby przestęp- stwo, były sprzeczne z prawem, zagrażały mieniu Akademii lub naruszałyby zasady współżycia społecznego.

§ 25

Każdy pracownik jednostki administracji Akademii ponosi odpowiedzialność za:

1) niewykonanie zadań określonych w § 24 ust. 1;

2) szkody wynikłe z zaniedbania swoich obowiązków lub przekroczenia swoich upraw- nień;

3) błędne i niezgodne z prawdą informowanie kierownika w sprawach służbowych;

4) przyjęte w użytkowanie mienie uczelniane.

ROZDZIAŁ VIII

Zakres zadań i odpowiedzialności kierowników jednostek organizacyjnych oraz nauczycieli akademickich

§ 26

Szczegółowe zakresy obowiązków kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych określają odrębne regulaminy.
Szczegółowy zakres obowiązków nauczyciela akademickiego z podziałem na stanowiska i gru- py ustala Rektor w regulaminie pracy.

ROZDZIAŁ IX

Podział zadań w obszarze badawczym, działalności artystycznej oraz kształcenia w pionie Rektora

§ 27

Instytuty

Do zadań instytutów należy:

1) prowadzenie badań naukowych lub działalności artystycznej;

2) tworzenie warunków rozwoju naukowego pracowników;

3) realizowanie badań naukowych lub działalności artystycznej, zgodnie ze swym profi em;

4) uczestniczenie w organizacji kształcenia studentów poprzez prowadzenie kształcenia na co najmniej jednym kierunku studiów;

5) uczestniczenie w organizacji kształcenia doktorantów.

Szczegółowe zadania poszczególnych instytutów, zasady ich funkcjonowania oraz szczegółową strukturę wewnętrzną określają regulaminy instytutów.

§ 28

Szkoła Doktorska

Szkoła Doktorska jest jednostką organizacyjną powołaną do kształcenia doktorantów.
Szczegółowe zasady funkcjonowania Szkoły Doktorskiej określa Statut oraz Regulamin Szkoły Doktorskiej uchwalony przez Senat.

ROZDZIAŁ X

Podział zadań w obszarze administracyjnym w pionie Rektora

§ 29

Biuro Rektora

Do zadań Biura Rektora należy w szczególności:

1) zapewnienie obsługi administracyjno-kancelaryjnej Rektora, prorektorów, instytu- tów;

2) koordynacja działań związanych z wyjazdami służbowymi Rektora i prorektorów;

3) obsługa sekretarska spraw wypływających z kontaktów z organami władzy i admini- stracji państwowej, organizacjami politycznymi i społecznymi;

4) prowadzenie rejestru skarg wpływających do Rektora, prorektorów i Kanclerza;

5) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych przeprowadzanych w Akademii;

6) koordynacja i prowadzenie terminarza zebrań w sali posiedzeń Senatu;

7) obsługa organizacyjna nagród rektorskich;

8) obsługa organizacyjna nadawanych tytułów doktora honoris causa;

9) współorganizowanie uroczystości uczelnianych (Inauguracja, Święto Uczelni);

10) prowadzenie rejestru pełnomocnictw i upoważnień udzielanych przez Rektora;

11) koordynacja prac dotyczących sprawozdawczości z działalności Akademii w Zintegro- wanym Systemie Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym – POL-on w zakresie:

a) kontroli terminów składania sprawozdań i wprowadzania danych do systemu oraz wysyłania do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego sprawozdań;

b) monitorowania upoważnionych jednostek w zakresie korekty błędów wynika- jących z zaimportowanych danych,

c) zgłaszania administratorowi zapotrzebowania na utworzenie nowego konta

oraz przydzieleniu roli w systemie,

d) informowania upoważnionych jednostek o terminach składania sprawozdań,

e) informowania uprawnionych jednostek o wdrożonych zmianach w funkcjono- waniu systemu,

f) informowania uprawnionych jednostek o ewentualnych błędach wynikają- cych z zaimportowanych danych,

g) kontaktu z Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawach wyma- gających interpretacji z zakresu danych wprowadzanych do systemu.

§ 30

Biuro ds. Zatrudnienia

Do zadań Biura ds. Zatrudnienia należą w szczególności:

1) sprawy związane z zatrudnieniem, tj.:

a) przygotowywanie i prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy,

b) obsługa systemów EXPERTIS, USOS, POL-on i PŁATNIK w zakresie spraw osobowych oraz Platformy Usług Elektronicznych w zakresie e-ZLA,

c) sporządzanie planów urlopów i nadzór nad ich realizacją,

d) realizacja procedury zatrudnienia,

e) prowadzenie dokumentacji stanowiącej podstawę wypłaty wszystkich skład- ników wynagrodzeń,

f) obsługa stypendiów naukowych Rektora,

g) prowadzenie indywidualnej ewidencji czasu pracy pracowników administracji,

h) wystawianie pracownikom zaświadczeń dot. zatrudnienia,

i) prowadzenie sprawozdawczości dla potrzeb GUS i MNiSW,

j) nadzór i realizacja obowiązku lustracyjnego,

k) kontrola ważności badań lekarskich, szkoleń bhp i ppoż.,

l) kontrola dyscypliny pracy,

m) wydawanie i ewidencjonowanie legitymacji uprawniających do ulgowych przejazdów środkami komunikacji,

n) prowadzenie rejestru delegacji służbowych,

o) kontrola list płac do wypłaty pod kątem kadrowym,

p) udział w pracach nad regulacjami wewnętrznymi dotyczącymi spraw osobo- wych,

q) przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji oraz akt osobowych do ar-

chiwum Akademii;

2) sprawy związane z nadawaniem orderów i odznaczeń państwowych, resortowych oraz nagrodami ministra właściwego ds. szkolnictwa wyższego, tj.:

a) przygotowywanie decyzji powołujących komisję ds. orderów i odznaczeń,

b) przekazywanie osobom upoważnionym, dokumentacji niezbędnej do wystą- pienia o przyznanie orderów i odznaczeń oraz medali,

c) przygotowanie materiałów oraz obsługa sekretarska komisji,

d) sporządzenie protokołu z posiedzenia komisji,

e) przygotowanie dokumentacji dla MNiSW oraz MEN.

§ 31

Biuro ds. Obronnych i Informacji Niejawnych

Do zadań Biura ds. Obronnych i Informacji należy w szczególności:

1) realizowanie i koordynowanie zadań obronnych Akademii;

2) przygotowywanie projektów aktów prawnych rektora dotyczących działalności obronnej;

3) opracowywanie i aktualizowanie dokumentów planu operacyjnego funkcjonowania Aka- demii w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny;

4) opracowywanie, aktualizowanie i przechowywanie dokumentacji i wyposażenia

„stałego dyżuru” oraz prowadzenie treningów „stałego dyżuru”;

5) utrzymywanie uczelnianych formacji obrony cywilnej w gotowości do działania w przypadku sytuacji kryzysowej;

6) sporządzanie okresowych informacji, analiz i sprawozdań z określonych dziedzin działalności obronnej, zarządzania kryzysowego i szkolenia obronnego zgodnie z obo- wiązującymi przepisami;

7) planowanie, organizacja i wykonywanie zadań obronnych w Akademii, z uwzględnie- niem aktualnych potrzeb i możliwości, a także skutków finansowych.

Zadania w zakresie ochrony informacji niejawnych wykonuje pełnomocnik Rektora ds. ochro- ny informacji niejawnych, do którego należy:

1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeń- stwa fizycznego;

2) zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane in- formacje niejawne;

3) zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szaco- wanie ryzyka;

4) opracowywanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, i nadzorowanie jego realizacji;

5) prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;

6) prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających;

7) prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych w Akademii albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto;

8) przekazywanie odpowiednio ABW do ewidencji, danych osób uprawnionych do dostę- pu do informacji niejawnych, a także osób, którym odmówiono wydania poświadcze- nia bezpieczeństwa lub wobec których podjęto decyzję o cofnięciu poświadczenia bez- pieczeństwa, na podstawie wykazu, o którym mowa w pkt. 7;

9) pozostałe obowiązki zgodnie z Ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2018 r., poz. 412 ze zm.).

W Biurze ds. Obronnych i Informacji Niejawnych prowadzona jest Kancelaria Dokumentów Niejawnych, do której należy w szczególności:

1) wykonywanie dokumentów niejawnych o klauzuli tajności – „zastrzeżone”, „poufne”;

2) bezpośredni nadzór nad obiegiem informacji niejawnej w Akademii;

3) rejestrowanie oraz udostępnianie lub wydawanie dokumentów niejawnych osobom po- siadającym stosowne poświadczenia, zgodne z wykazem sporządzonym przez pełno- mocnika Rektora ds. OIN;

4) prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami zawierającymi informa- cje niejawne, które zostały udostępnione upoważnionym pracownikom;

5) pozostałe obowiązki zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o organizacji kancelarii tajnych (Dz.U. z 2017 r., poz. 1558).

§ 32

Biuro ds. Prawno-Organizacyjnych

Do zadań Biura ds. Prawno-Organizacyjnych należy w szczególności:

1) obsługa prawna Akademii poprzez:

a) wydawanie na wniosek kierowników jednostek opinii prawnych,

b) udzielanie na wniosek kierowników jednostek Akademii porad i konsultacji prawnych,

c) opracowywanie we współpracy z kierownikami jednostek wzorów i projek- tów umów cywilnoprawnych zawieranych przez Akademię oraz projektów i wzorów decyzji administracyjnych,

d) zastępstwo prawne i procesowe Akademii w postępowaniach sądowych i ad- ministracyjnych na podstawie udzielonego pełnomocnictwa,

e) udzielanie pomocy prawnej w zakresie działalności gospodarczej Akademii, zarządzania własnością intelektualną, zamówień publicznych, działalności kół naukowych i organizacji studenckich, komisji stypendialnych a także działających w Akademii organizacji studenckich i doktoranckich,

f) opiniowanie pod względem prawnym projektów porozumień i umów cywilno- prawnych oraz decyzji administracyjnych, z wyjątkiem projektów sporządzo- nych według ustalonego wzoru,

g) opiniowanie projektów porozumień o współpracy międzynarodowej,

h) opracowywanie we współpracy z jednostkami Akademii projektów zarzą- dzeń, regulaminów i innych wewnętrznych aktów normatywnych oraz ich opiniowanie,

i) obsługa prawna w postępowaniach windykacyjnych i korespondencji z tym związanej,

j) monitorowanie zmian w ustawodawstwie dotyczącym działalności Akademii i informowanie o tym kierowników jednostek i komórek,

k) prowadzenie rejestru zawartych przez Akademię umów cywilnoprawnych, uchwał Senatu i ciał opiniodawczo-doradczych, z wyłączeniem umów zawie- ranych na podstawie zatwierdzonych wzorów umów,

2) udział w kontroli zarządczej poprzez:

a) dokonywanie okresowych czynności sprawdzających w poszczególnych ob- szarach kontrolnych pod kątem zgodności działań z przepisami prawa i proce- durami wewnętrznymi, celowości i oszczędności w wydatkowaniu środków publicznych, a także terminowości, efektywności i skuteczności,

b) przeprowadzanie okresowej samooceny systemu kontroli zarządczej w opar- ciu o wytyczne do samooceny określone przez Ministra Finansów,

c) zarządzanie procesem identyfikacji i oceny ryzyka, w tym współpracę w opra- cowaniu i ustalaniu planów działań minimalizujących/ograniczających ryzy- ko związane z zidentyfikowanym zagrożeniem,

d) wdrażanie procesów lub narzędzi nadzorowania i kontrolowania, które zachę- cają i wymagają od pracowników wykonania swoich obowiązków w taki spo- sób, aby osiągnąć cele kontroli zarządczej,

e) składanie wniosków dotyczących zmian i udoskonaleń w wyniku dorocznego przeglądu oraz na podstawie wniosków składanych przez kierownictwo jed- nostek i komórek organizacyjnych Akademii,

f) podnoszenie świadomości problematyki zarządzania ryzykiem wśród pra- cowników Akademii,

g) przegląd zakresu polityki zarządzania ryzykiem celem zapewnienia jego aktualności i adekwatności do potrzeb Akademii z uwzględnieniem zmian zachodzących w otoczeniu zewnętrznym Akademii;

3) udział w obsłudze posiedzeń Senatu i Rady Uczelni poprzez:

a) obsługę sekretarską posiedzeń Senatu/Rady Uczelni,

b) przygotowywanie porządku obrad Senatu/Rady Uczelni oraz organizację posiedzeń,

c) kompletowanie dokumentów pod obrady Senatu/Rady Uczelni,

d) przygotowywanie prezentacji i głosowania elektronicznego,

e) protokołowanie obrad,

f) przechowywanie protokołów Senatu/Rady Uczelni.

4) prowadzenie rejestru i przechowywanie Uchwał Senatu, zarządzeń Rektora i Kanc- lerza;

5) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej i całościowa koordynacja jego funkcjo- nowania zgodnie z przyjętym w tym zakresie regulaminem;

6) wsparcie administracyjne stałych komisji Senatu/rzeczników.

§ 33

Audytor Wewnętrzny

Do zadań Audytora Wewnętrznego należy w szczególności:

1) niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w tym procedur kontroli finan- sowej;

2) czynności doradcze, w tym składanie wniosków mające na celu usprawnienie funkcjo- nowania jednostki;

3) ocena zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi w jednostce procedurami wewnętrznymi;

4) badanie efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli;

5) przygotowywanie planu audytu na podstawie analizy obszarów ryzyka w zakresie

działania jednostki;

6) realizacja zadań audytowych na podstawie opracowanego rocznego planu audytu, zgodnie z zasadami i trybem przewidzianym w przepisach prawnych;

7) przygotowywanie sprawozdań z wykonania zadań audytowych zawierających reko- mendacje i propozycje zmian;

8) monitorowanie wdrażania przyjętych rekomendacji;

9) opracowywanie rocznych sprawozdań z przeprowadzonych zadań audytowych.

§ 34

Inspektor Ochrony Danych

Do zadań Inspektora Ochrony Danych należy w szczególności:

1) monitorowanie zgodności działania i przestrzegania w Akademii przepisów, we- wnętrznych polityk i procedur o ochronie danych osobowych;

2) monitorowanie skuteczności wewnętrznych polityk, procedur oraz stosowanych za- bezpieczeń dotyczących danych osobowych;

3) budowanie świadomości oraz prowadzenie działań edukacyjnych, w tym szkolenia personelu Akademii z zakresu ochrony danych osobowych;

4) prowadzenie audytów ochrony danych osobowych zarówno w Akademii, jak i u pod-

miotów, którym dane zostały powierzone;

5) wydawanie zaleceń, rekomendacji oraz opinii w zakresie ochrony danych osobowych;

6) informowanie Rektora, podmiotów przetwarzających oraz pracowników, którzy prze- twarzają dane osobowe o obowiązkach wynikających z przepisów, polityk i procedur Akademii w zakresie ochrony danych osobowych i doradztwo im w tej sprawie;

7) współpraca i udzielanie zaleceń przy dokonywaniu oceny ryzyka oraz oceny skutków dla ochrony danych;

8) opiniowanie zmian w istniejących lub projektowanych procedur odnoszących się do przetwarzania danych osobowych oraz monitorowanie ich aktualności;

9) prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych oraz rejestru kate- gorii czynności;

10) pełnienie roli punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych;

11) współpraca z Urzędem Ochrony Danych Osobowych oraz grupami roboczymi doty- czącymi ochrony danych osobowych.

ROZDZIAŁ XI

Podział zadań w obszarze administracyjnym w pionie Prorektora ds. nauki

§ 35

Biblioteka Główna

Do głównych zadań Biblioteki Głównej należy:

1) gromadzenie, opracowanie, przechowywanie, ochrona i udostępnianie zbiorów;

2) upowszechnianie informacji naukowej;

3) obsługa użytkowników w agendach Biblioteki Głównej;

4) administrowanie i obsługa zintegrowanego systemu komputerowego Biblioteki Głównej;

5) administrowanie danymi użytkowników zgodnie z zasadami polityki bezpieczeństwa informacji Akademii;

6) udzielanie informacji o zasobach i usługach Biblioteki oraz udostępnianych bazach danych;

7) nadzór nad merytoryczną i funkcjonalną poprawnością Bazy Wiedzy APS, nadawanie uprawnień do edycji danych w Bazie Wiedzy Akademii;

8) sprawy z ewaluacją prowadzone przez zespół ds. ewaluacji działalności naukowej

pracowników jednostki, tj.:

a) gromadzenie informacji o osiągnięciach naukowych pracowników jednostki w systemie Baza Wiedzy APS,

b) weryfikacja poprawności formalnej dokumentacji dotyczącej dorobku nauko- wego pracowników jednostki,

c) weryfikacja danych o osiągnięciach naukowych pod względem ich kompletno- ści, spójności oraz pod względem formalnym na podstawie obowiązujących przepisów,

d) obsługa modułu sprawozdawczości w PBN;

9) zarządzanie dostępem do bibliotecznych baz informatycznych;

10) przygotowywanie i realizacja różnych form dydaktyki bibliotecznej w zakresie infor- macji naukowej, Otwartego Dostępu oraz Bazy Wiedzy Akademii;

11) współpraca z bibliotekami ogólnokrajowej sieci bibliotecznej i ogólnokrajowej sieci dokumentacji i informacji naukowej, bibliotekami zagranicznymi oraz ośrodkami

kształcenia zawodowego bibliotekarzy, a także uczestnictwo w pracach stowarzyszeń i organizacji zawodowych;

12) kontakty z księgarniami, wydawcami oraz dostawcami materiałów bibliotecznych;

13) kontakty merytoryczne z dostawcami usług informatycznych dla Biblioteki Głównej.

Szczegółowe zadania i struktura wewnętrzna Biblioteki Głównej Akademii określone są w jej

Regulaminie.

§ 36

Wydawnictwo Akademii Pedagogiki Specjalnej im. Marii Grzegorzewskiej

Do zadań Wydawnictwa Akademii Pedagogiki Specjalnej im. Marii Grzegorzewskiej należy zabezpieczenie działalności wydawniczej Akademii służącej celom statutowym Akademii, a w szczególności:

1) realizacja planów wydawniczych;

2) współpraca z autorami, recenzentami, redaktorami i innymi osobami w zakresie pra- widłowej realizacji procesu wydawniczego;

3) prowadzenie procesu recenzyjnego każdej publikowanej pracy zgodnie z zasadami etyki;

4) doskonalenie procesu techniczno-edytorskiego publikacji;

5) przygotowanie pozycji do druku, w tym prace redakcyjne (redakcja merytoryczna i ję- zykowa) oraz korekty, skład i łamanie, opracowanie graficzne i techniczne;

6) prowadzenie i rozliczanie finansowej i materiałowej działalności wydawniczej zgodnie z obowiązującymi przepisami;

7) prowadzenie ewidencji wydawnictw;

8) wybór podwykonawców zgodnie z obowiązującymi przepisami i ustalanie ceny za świadczone usługi oraz sprzedawane książek;

9) rozpowszechnianie i dystrybucja wydawnictw, działalność marketingowa i promocyj- na, w tym promocja za pomocą narzędzi internetowych;

10) rozpowszechnianie czasopism w wersji elektronicznej w trybie open access, rozpo- wszechnianie wersji elektronicznych publikacji w funkcjonujących w Internecie ba- zach danych.

Szczegółowe zadania i struktura wewnętrzna Wydawnictwa i określone są w jego Regulaminie.

§ 37

Biuro ds. Obsługi Badań i Współpracy z Zagranicą

Do zadań Biura ds. Obsługi Badań i Współpracy z Zagranicą należą w szczególności:

1) sprawy związane z działalnością naukowo-badawczą prowadzone przez zespół ds. ob- sługi badań naukowych, tj.:

a) współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie planowania, organiza- cji, finansowania badań naukowych,

b) koordynacja działań związanych z wnioskowaniem o przyznanie środków na działalność badawczą, pomoc wnioskodawcom przy zbieraniu załączników niezbędnych do złożenia projektu badawczego oraz wsparcie przy opracowy- waniu kosztorysów projektów badawczych,

c) wspomaganie administracyjnie jednostek organizacyjnych w sprawach zwią- zanych z procedurą zawierania umów o wykonywanie prac badawczych oraz,

współpraca z Biurem ds. Prawno-Organizacyjnych w przygotowaniu projek- tów wewnętrznych aktów normatywnych dotyczących badań naukowych,

d) obsługa projektów realizowanych we współpracy z NCN, NCBiR, NPRH, Dialog i innymi agendami przyznającymi środki na działalność badawczą,

e) zapewnienie obsługi administracyjnej w trakcie realizacji projektów nauko- wych i innych prac naukowo- badawczych,

f) rozliczanie projektów naukowych zgodnie z wnioskiem i umową o dofinanso- wanie,

g) współpraca z instytucjami finansującymi projekt,

h) koordynacja działań związanych z przygotowaniem wniosków do MNiSW o przyznanie subwencji na realizację prac naukowo-badawczych,

i) koordynacja działań związanych z przygotowaniem wniosków do MNiSW o przyznanie subwencji budżetowych na realizację działalności wspomagają- cej badanie naukowe (tj. wydawniczej, bibliotecznej oraz w zakresie upo- wszechniania i promocji osiągnięć naukowych) i sprawozdań z ich realizacji,

j) przygotowywanie dla Rektora i prorektorów zbiorczych raportów dotyczą- cych realizowanych projektów badawczych i składanych wniosków o realiza- cję projektów,

k) przyjmowanie wniosków na realizację prac badawczych z subwencji statuto- wej oraz sprawozdań z ich realizacji,

l) współdziałanie przy opracowywaniu planu zadaniowo-finansowego w części dotyczącej działalności badawcze,

m) przyjmowanie wniosków o organizację konferencji planowanych w Akademii

i prowadzenie ich rejestru,

n) pozyskiwanie, gromadzenie i udostępnianie pracownikom Akademii infor- macji w zakresie możliwości pozyskiwania funduszy na działalność naukową,

o) rozpowszechnianie wśród pracowników, doktorantów, studentów Akademii informacji o międzynarodowych programach naukowych,

p) bieżące monitorowanie informacji na stronie internetowej MNiSW dotyczą- cych nauki;

2) sprawy współpracy z zagranicą prowadzone przez Zespół ds. Współpracy z Zagranicą,

tj.:

a) współpraca z Biurem ds. Prawno-Organizacyjnych w przygotowaniu projek- tów umów o współpracy z zagranicznymi szkołami wyższymi i ośrodkami badawczymi, ewidencjonowanie dokumentacji związanej z tymi umowami i porozumieniami o współpracy naukowej,

b) prowadzenie spraw związanych z wyjazdami służbowymi za granicę pracow- ników i doktorantów a także z przyjazdami zaproszonych gości zagranicznych w ramach programów i projektów finansowanych ze środków krajowych w oparciu o obowiązujące umowy dwustronne,

c) udostępnianie informacji o stypendiach zagranicznych, możliwościach i wa- runkach wyjazdu.

§ 38

Biuro ds. Obsługi Procedur Awansowych

Do zakresu działania Biura ds. Obsługi Procedur Awansowych należy w szczególności:

1) obsługa administracyjna kierownika studiów doktoranckich i Szkoły Doktorskiej;

2) współpraca z komisją rekrutacyjną Szkoły Doktorskiej;

3) przyjmowanie dokumentów osób ubiegających się o przyjęcie do Szkoły Doktorskiej;

4) przygotowywanie projektów decyzji, zawiadomień oraz indywidualnych protokołów w sprawach przyjęcia i nieprzyjęcia do Szkoły Doktorskiej;

5) prowadzenie spraw związanych z odwołaniami;

6) współpraca z Komisją ds. Przewodów Doktorskich;

7) prowadzenie spraw studentów Szkoły Doktorskiej i studentów studiów doktoranckich oraz obowiązującej w tym zakresie dokumentacji w formie papierowej i elektronicznej (USOS);

8) przygotowywanie projektów uchwał, zarządzeń dot. przewodów doktorskich;

9) prowadzenie księgi dyplomów doktorskich;

10) sporządzanie sprawozdań dla organów zewnętrznych i władz Akademii;

11) przygotowywanie danych do budżetu Szkoły Doktorskiej i studiów doktoranckich;

12) archiwizowanie dokumentacji studiów doktoranckich oraz przewodów doktorskich;

13) prowadzenie i aktualizacja informacji dotyczących Szkoły Doktorskiej na stronie internetowej Akademii;

14) prowadzenie ewidencji i gospodarki drukami ścisłego zarachowania pobranymi z ma- gazynu Akademii;

15) prowadzenie sprawozdawczości w systemie POL-on.

Dodatkowo w zakresie przeprowadzania przewodów habilitacyjnych, wniosków o nadanie tytułu profesora:

1) organizacja i protokołowanie zebrań zespołu doradczego;

2) kompletowanie dokumentacji;

3) przegotowywanie projektów uchwał;

4) sporządzanie umów o pokrycie kosztów przeprowadzenia przewodu/postepowania z habilitantem;

5) sporządzanie i rozliczanie kalkulacji kosztów postępowania habilitacyjnego;

6) przesyłanie/przekazywanie dokumentacji do komisji habilitacyjnej/recenzentów wyznaczonych przez RDN i CK (do końca kadencji);

7) przesyłanie uchwał popierających wnioski o nadanie tytułu profesora wraz z aktami postępowania do RDN i Centralnej Komisji ds. Tytułów i Stopni Naukowych;

8) prowadzenie i aktualizacja informacji dotyczących postępowań habilitacyjnych oraz postępowań o nadanie tytułu profesora na stronie www Akademii;

9) prowadzenie księgi dyplomów habilitacyjnych.

Zadania Biura ds. Procedur Awansowych określone w ust. 1 odnoszą się do Szkoły Doktorskiej prowadzonej w Akademii, jak i studiów doktoranckich prowadzonych w dyscyplinach: pedago- gika, psychologia, socjologia.
Zadania Biura ds. Procedur Awansowych związane obsługą postępowań habilitacyjnych reali- zuje osoba zatrudniona na stanowisku podległym bezpośrednio Prorektorowi ds. nauki.

§ 39

Muzeum Marii Grzegorzewskiej i APS

Do zadań muzeum w szczególności należy:

1) tworzenie zbiorów;

2) organizacja ekspozycji;

3) piecza nad konserwacją zbiorów;

4) udostępnianie ekspozycji.

§ 40

Szkoła Doktorska

Szkoła Doktorska jest jednostką organizacyjną powołaną do kształcenia doktorantów.
Szczegółowe zasady funkcjonowania Szkoły Doktorskiej określa Statut oraz Regulamin Szkoły Doktorskiej uchwalony przez Senat.

ROZDZIAŁ XII

Podział zadań w obszarze administracyjnym w pionie Prorektora ds. kształcenia

§ 41

Biuro Aplikacji Komputerowych

Do zadań Biura Aplikacji Komputerowych należy w szczególności:

1) zapewnienie ciągłości działania systemu USOS i aplikacji powiązanych, w tym:

a) utrzymanie oraz modernizacja sprzętu serwerowego,

b) administracja systemami Linux,

c) administracja bazą ORACLE,

d) archiwizacja danych przetwarzanych w systemie (kopie zapasowe);

2) administrowanie systemem USOS oraz aplikacjami powiązanymi;

3) wdrażanie nowych aplikacji oraz modułów funkcjonalnych w ramach projektu USOS;

4) administrowanie aplikacjami wspierającymi obsługę toku studiów;

5) współpraca z Działem Informatyczno-Medialnym w zakresie integracji uczelnianych systemów informatycznych;

6) zarządzanie uprawnieniami użytkowników uczelnianych systemów informatycznych obsługiwanych przez Biuro;

7) zapewnienie wsparcia użytkownikom uczelnianych systemów informatycznych, w tym szkolenia dla użytkowników;

8) promowanie oraz wdrażanie nowych rozwiązań informatycznych wspierających funk- cjonowanie Akademii;

9) monitorowanie bezpieczeństwa eksploatowanych oraz wdrażanych rozwiązań tele- informatycznych;

10) przygotowywanie uczelnianych rejestracji dla studentów i nadzór techniczny nad ich

przebiegiem;

11) wprowadzanie do systemu USOS nowych planów: kodowanie przedmiotów, definio- wanie etapów kształcenia, aktualizacja słowników (dla studiów I i II stopnia, jednoli- tych studiów magisterskich, studiów III stopnia/szkoły doktorskie);

12) generowanie protokołów zaliczeń i egzaminów, w tym egzaminów poprawkowych (dla studiów I i II stopnia, jednolitych magisterskich, studiów III stopnia);

13) współpraca z uczelniami zrzeszonymi w Międzyuniwersyteckim Centrum Informaty- zacji (MUCI) w zakresie rozwoju projektów informatycznych;

14) współpraca z innymi jednostkami w zakresie obsługi oraz rozwoju aplikacji kompute- rowych.

§ 42

Biuro Organizacji Kształcenia

Do zadań Biura Organizacji Kształcenia należy w szczególności:

1) wsparcie dyrektorów studiów w zakresie:

a) opracowywania: programów studiów, materiałów do suplementów, wzorów dyplomów studiów wyższych, materiałów informacyjnych dla promocji i re- krutacji, aktów prawnych dotyczących procesu kształcenia,

b) sprawdzenia poprawności obsad;

2) współpraca z właściwymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie opracowywania wzorów decyzji administracyjnych, projektów regulaminów, zarządzeń i innych aktów regulujących rekrutację i przebieg studiów wyższych, a także wsparcie działań mają- cych na celu zwiększenie elektronizacji obsługi procesu kształcenia;

3) bieżące monitorowanie zmian w ustawodawstwie dotyczących kształcenia i spraw stu- denckich oraz przekazywanie informacji do kierowników jednostek organizacyjnych;

4) aktualizacja strony internetowej i IRK, BIP w zakresie informacji dotyczących kształ- cenia i związanych z nim aktów prawnych;

5) udzielanie informacji kandydatom na studia wyższe poza okresem rekrutacji;

6) koordynacja sprawozdawczości dotyczącej spraw studenckich, m.in. POL-on, GUS, WKU, raporty dotyczące jakości kształcenia. Sporządzanie zestawień na potrzeby kie- rownictwa Akademii;

7) prowadzenie rejestru i przyjmowanie sprawozdawczości organizacji studenckich;

8) współpraca z komisją rekrutacyjną w zakresie przyjmowania na studia wyższe kandy- datów z zagranicy;

9) współpraca z Biurem Spraw Studenckich w zakresie weryfikacji dokumentów studen- tów cudzoziemców;

10) współpraca z uczelnianym koordynatorem Erasmus+ w zakresie obsługi studentów w ramach europejskich programów wymiany studenckiej;

11) prowadzenie dokumentacji i sprawozdawczości w zakresie obsługi studentów cudzo- ziemców i studentów europejskich programów wymiany (w USOS, POL-on, NAWA itd.).

§ 43

Biuro Planowania Kształcenia

Do zadań Biura Planowania Kształcenia należy w szczególności:

1) planowanie kształcenia:

a) przygotowywanie obsady pedagogicznej dla poszczególnych lat studiów we współpracy z dyrektorami instytutów, kierownikami katedr, zakładów oraz pracowni,

b) przygotowywanie kart obciążeń dydaktycznych dla nauczycieli akademic- kich,

c) opracowywanie semestralnych/rocznych rozkładów zajęć dydaktycznych dla studiów I i II stopnia, jednolitych studiów magisterskich, studiów III stopnia/ szkoły doktorskie (z wyłączeniem studiów podyplomowych) z uwzględnie- niem podziału na grupy wykładowe, ćwiczeniowe oraz wykorzystanie po- mieszczeń dydaktycznych;

2) organizacja kształcenia:

a) bieżące uaktualnianie obsady oraz zmiany w planach,

b) współpraca z nauczycielami akademickimi w sprawie ustalania zajęć, hospita- cji, seminariów,

c) przygotowywanie wykazu obciążeń sal dydaktycznych,

d) zamieszczenie na stronie internetowej Akademii rozkładów zajęć, wyka- zów odwołanych zajęć oraz innych informacji związanych z tokiem kształ- cenia,

e) umieszczanie rozkładów zajęć w USOS i ich bieżąca aktualizacja dla studiów

stacjonarnych, doktoranckich i niestacjonarnych,

f) przyjmowanie oraz przechowywanie dokumentacji osobowej (podanie o za- trudnienie, kopie dyplomów, CV) nauczycieli akademickich zatrudnianych na umowy cywilnoprawne,

g) sporządzanie i rozliczanie umów cywilnoprawnych na przeprowadzenie zajęć dydaktycznych na studiach stacjonarnych, niestacjonarnych i doktoranckich/ szkołach doktorskich,

h) wydawanie zaświadczeń o przebiegu i okresie zatrudnienia pracowników zatrudnianych na umowy cywilnoprawne;

3) a ponadto:

a) rezerwacja sal dla studiów podyplomowych, na konferencje, na zebrania kół naukowych oraz przekazywanie informacji w tym zakresie do Działu Admi- nistracyjnego i Działu Informatyczno-Medialnego,

b) sporządzanie zestawień dla potrzeb kierownictwa Akademii oraz sprawoz- dawczości w zakresie obciążeń dydaktycznych,

c) gromadzenie składanych na koniec roku akademickiego indywidualnych kart zrealizowanego obciążenia dydaktycznego oraz kart obciążenia dydaktyczne- go na następny rok akademicki,

d) rozliczanie pensum pracowników badawczo-dydaktycznych Akademii, przy- gotowywanie listy wynagrodzeń godzin ponadwymiarowych pracownikom dydaktycznym i badawczo-dydaktycznym Akademii,

e) rozliczanie zajęć realizowanych przez uczestników studiów doktoranckich

Akademii w ramach praktyk doktoranckich,

f) archiwizacja dokumentów.

§ 44

Biuro Pomocy Materialnej i Absolwentów

Do zadań Biura Pomocy Materialnej i Absolwentów należy:

1) obsługa stypendiów dla studentów i doktorantów z funduszu pomocy materialnej:

a) przygotowanie projektów aktów normatywnych dotyczących pomocy mate- rialnej,

b) gromadzenie dokumentacji, sprawdzanie poprawności złożonych dokumen- tów oraz obliczanie wysokości dochodu,

c) sporządzanie list wypłat stypendiów dla studentów i doktorantów,

d) przygotowanie i wydawanie decyzji administracyjnych,

e) prowadzenie rejestrów decyzji administracyjnych;

2) obsługa stypendiów doktoranckich:

a) przygotowanie projektów aktów normatywnych dotyczących stypendiów dok- toranckich,

b) gromadzenie dokumentacji,

c) sporządzanie list wypłat stypendiów,

d) przygotowanie decyzji administracyjnych,

e) prowadzenie rejestrów decyzji administracyjnych,

3) obsługa Programu Stypendialnego dla Polonii w ramach Narodowej Agencji Wymiany

Akademickiej:

a) rozdział stypendiów na podstawie skierowań z NAWA,

b) sporządzanie list wypłat stypendiów,

c) sporządzanie semestralnych sprawozdań dla NAWA;

4) obsługa studenta kończącego studia:

a) przygotowanie projektów aktów normatywnych dotyczących absolwentów,

b) wprowadzanie danych dotyczących egzaminu dyplomowego/magisterskiego

do dyplomu i suplementu,

c) drukowanie i wydawanie dyplomów i suplementów,

d) prowadzenie księgi dyplomów,

e) przekazywanie dokumentacji absolwentów do archiwizacji;

5) a ponadto:

a) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem miejsc w domach studenc- kich,

b) sporządzanie obowiązujących statystyk i sprawozdawczości w zakresie sty- pendiów i absolwentów,

c) bieżąca obsługa absolwentów,

d) prowadzenie ewidencji i gospodarki drukami ścisłego zarachowania pobiera- nych z magazynu Akademii,

e) aktualizacja informacji dotyczących stypendiów i absolwentów na stronie

internetowej Akademii.

Działania określone w pkt. 1a-b prowadzone są we współpracy z Samorządem Studenckim i Samorządem Doktoranckim.

§ 45

Biuro Studiów Podyplomowych i Kursów

Do zadań Biura Studiów Podyplomowych i Kursów należy:

1) prowadzenie rekrutacji:

a) transfer danych z IRK do USOS oraz nadawanie numeru albumu kandydatom

na studia podyplomowe,

b) prowadzenie elektronicznej księgi immatrykulacyjnej słuchaczy studiów podyplomowych;

2) obsługa studiów podyplomowych i kursów:

a) przygotowanie umów zawieranych do realizacji procesu kształcenia,

b) prowadzenie elektronicznego rejestru umów zawieranych do realizacji proce-

su kształcenia,

c) prowadzenie spraw słuchaczy studiów podyplomowych i uczestników kursów oraz obowiązującej w tym zakresie dokumentacji w formie papierowej i elek- tronicznej,

d) monitorowanie i kontrola wnoszenia opłat za studia i kursy,

e) zawiadamianie słuchaczy i kursantów o terminach zjazdów i planie zajęć, f) wystawianie słuchaczom i kursantom stosownych zaświadczeń,

g) drukowanie i wydawanie świadectw ukończenia studiów i zaświadczeń ukoń- czenia kursów,

h) prowadzenie rejestru wydanych świadectw;

3) obsługa systemu USOS, IRK i strony internetowej Akademii:

a) wprowadzanie do systemu USOS planów studiów podyplomowych oraz koor- dynatorów i osób prowadzących zajęcia,

b) tworzenie oraz aktualizowanie słowników dotyczących studiów podyplomo- wych (programy i wymagania programowe, cenniki) na podstawie uchwał i zarządzeń wewnętrznych Akademii,

c) kodowanie przedmiotów, generowanie oraz zamykanie protokołów do zajęć, wprowadzanie nowych przedmiotów do bazy USOS, definiowanie i wprowa- dzanie nowych etapów, definiowanie wymagań punktowych przedmiotów na podstawie zatwierdzonych przez Senat planów studiów,

d) przygotowywanie, zamieszczanie i aktualizacja oferty studiów podyplomo- wych i kursów w Internetowej Rejestracji Kandydatów na stronie Akademii;

4) a ponadto:

a) przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji absolwentów do Archiwum Akademii,

b) sporządzanie sprawozdań i raportów,

c) sporządzanie rankingów.

Szczegółowe zadania i struktura wewnętrzna Biura Studiów Podyplomowych i Kursów podsta- wie określona jest w Regulaminie Biura Studiów Podyplomowych i Kursów uchwalonego przez Senat Akademii.

§ 46

Biuro Spraw Studenckich

Do zadań Biura Spraw Studenckich należy w szczególności:

1) współpraca z dyrektorami studiów w zakresie spraw związanych z przebiegiem stu- diów (m.in. seminaria, fakultety, nostryfikacje);

2) przyjęcie z Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej kompletu dokumentów osób przyjętych w wyniku rekrutacji na I rok studiów w danym roku akademickim;

3) sprawdzanie kompletności dokumentów przyjętych od Uczelnianej Komisji Rekruta- cyjnej;

4) transport danych kandydatów z systemu IRK do systemu USOS i nadanie numerów albumów;

5) zlecanie wydruku ELS i przedłużanie ważności ELS;

6) prowadzenie dokumentacji przebiegu studiów w formie papierowej i elektronicznej zgodnie z obowiązującymi przepisami;

7) przygotowanie i wydanie studentom różnego rodzaju zaświadczeń;

8) prowadzenie korespondencji ze studentami w sprawach dotyczących przebiegu stu- diów;

9) monitorowanie i kontrola wnoszenia opłat za studia (zgodnie z procedurą obsługi mo- dułu opłat za usługi edukacyjne w USOS);

10) sporządzanie obowiązujących statystyk i sprawozdawczości w zakresie organizacji i przebiegu studiów (w tym w systemie POL-on);

11) przygotowanie akt i niezbędnej dokumentacji do egzaminu dyplomowego;

12) prowadzenie spraw związanych z praktykami studenckimi i hospitacjami we współ- pracy z koordynatorem praktyk oraz opiekunami i kierownikami praktyk;

13) przekazanie do archiwum akt studentów skreślonych.

Biuro Spraw Studenckich prowadzi obsługę sekretarską dyrektorów studiów.

§ 47

Samodzielne Stanowisko ds. Osób z Niepełnosprawnościami

Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Osób z Niepełnosprawnościami należy w szczegól- ności:

1) informowanie kandydatów o rodzaju udogodnień, wsparcia, stypendiach itp.;

2) rejestracja studentów i indywidualne ustalenie wparcia;

3) rejestracja studentów z niepełnosprawnościami w bazie USOS, aktualizacja dokumen- tacji;

4) wydawanie studentom zgód na nagrywanie wykładów, wraz z deklaracjami dotyczący- mi praw autorskich;

5) współpraca z Biurem Planowania Kształcenia w zakresie dostosowania planów zajęć dla studentów w dostępnych salach, zmniejszonej liczby okienek, zmniejszonej potrze- by przemieszczania się itp.;

6) koordynowanie transportu specjalistycznego dla studentów lub wydawanie stosow-

nych zezwoleń na wjazd na parking Akademii;

7) przydzielanie, koordynowanie działań tłumaczy języka migowego;

8) przydzielanie, koordynowanie lektoratów z języka obcego dla studentów z wadą słuchu i wadą wzroku;

9) koordynowanie działań asystentów osób z niepełnosprawnościami;

10) zbieranie dokumentacji, pomoc w wypełnianiu wniosków, zbieranie wniosków do sty- pendiów specjalnych;

11) pomoc w wypełnianiu wniosków do innych stypendiów, zapomóg, programów PFRON itp.;

12) wsparcie doradcze w sytuacjach trudnych lub konfliktowych zarówno dla studentów, jak wykładowców;

13) przygotowywanie i wprowadzanie do bazy POL-on informacji w zakresie doktorantów z niepełnosprawnościami;

14) doradzanie przy pisaniu i składaniu wniosków, opiniowanie pism i podań do władz Akademii, kierowników jednostek lub nauczycieli akademickich prowadzących zajęcia;

15) ustalanie form dostosowania egzaminów i zaliczeń, (zmiana formy i terminu egzami- nów i zaliczeń, udział jako asystent podczas egzaminu), zwiększenia absencji, wydłu- żenia sesji egzaminacyjnej itp.;

16) nawiązywanie współpracy z innymi pełnomocnikami lub biurami BON innych uczelni celem wymiany doświadczeń, dobrych praktyk, doradztwa itp.;

17) przygotowywanie umów i rozliczanie rachunków bądź faktur za wszystkie działania w tym umów i rachunków za działania asystentów, tłumaczy języka migowego, lekto- ratów z języka obcego, porad psychologicznych, faktur za transport specjalistyczny lub innych zajęć;

18) wnioskowanie o finansowanie niezbędnych urządzeń i wyposażenia uczelni;

19) współpraca z pełnomocnikiem programu ERASMUS w zakresie kwalifikacji i wspar- cia studentów z niepełnosprawnościami do programu ERASMUS + (POWER);

20) przekazywanie studentom z niepełnosprawnościami w postaci newslettera istotnych informacji, m.in. nowych form wsparcia na uczelni, przypominanie o terminach skła- dania wniosków o stypendia, możliwości uczestniczenia w badaniach, np. do pracy dyplomowych studentów lub w badaniach naukowych prowadzonych na uczelni z za- kresu niepełnosprawności, dystrybucja szkoleń, staży, informacji o programach wsparcia i ofert pracy skierowanych bezpośrednio do studentów/absolwentów z niepeł- nosprawnościami.

Osoba zatrudniona na Samodzielnym Stanowisku ds. Osób z Niepełnosprawnościami pełni funkcję Pełnomocnika Rektora ds. Osób z Niepełnosprawnościami.

§ 48

Studium Wychowania Fizycznego i Sportu

Do zadań Studium należy w szczególności:

1) realizacja programu wychowania fizycznego dla studentów, zgodnie z efektami kształ- cenia, prowadzenie fakultatywnych zajęć sportowo-rekreacyjnych dla studentów oraz dla pracowników Uczelni;

2) inicjowanie działań zmierzających do rozwoju bazy sportowo-materialnej, niezbędnej dla realizacji uczelnianego programu wychowania fizycznego, sportu, turystyki i re- kreacji oraz rehabilitacji;

3) zapewnienie warunków kadrowych dla wykonania zadań Studium oraz odpowiednie- go sprzętu umożliwiającego prowadzenie zajęć dydaktycznych;

4) prowadzenie fakultatywnych form z zakresu kultury fizycznej na wszystkich pozio- mach kształcenia, organizowanie zajęć sportowo-rekreacyjnych dla studentów nieob- jętych obowiązkowymi zajęciami oraz dla pracowników Akademii.

§ 49

Studium Praktycznej Nauki Języków Obcych

Do zadań Studium należy w szczególności:

1) prowadzenie działalności dydaktycznej w formie lektoratów języków obcych dla stu- dentów Akademii oraz przeprowadzanie zaliczeń i egzaminów końcowych;

2) przeprowadzanie egzaminów językowych dla doktorantów Akademii;

3) współpraca z ośrodkami nauczania języków obcych na krajowych uczelniach wyż- szych;

4) prowadzenie kursów zewnętrznych oraz kursów w ramach projektów i umów realizo- wanych przez Akademię;

5) pozyskiwanie funduszy oraz przygotowanie i udział w projektach europejskich;

6) prowadzenie Centrum Egzaminacyjnego „Pearson Test of Englisch” oraz prowadzenie kursów przygotowujących i przeprowadzanie egzaminów Pearson Test of Englisch – General.

ROZDZIAŁ XIII

Podział zadań w obszarze administracyjnym w pionie Prorektora ds. ogólnych

§ 50

Zespół ds. Projektów Operacyjnych, Strukturalnych i Edukacyjnych

Do zadań Zespołu ds. Projektów Operacyjnych, Strukturalnych i Edukacyjnych należy pozyski- wanie środków z funduszy zewnętrznych – projekty operacyjne, strukturalne i edukacyjne, a w tym:

1) w zakresie działalności informacyjnej: wyszukiwanie i analiza informacji o możliwo- ściach i zasadach pozyskiwania oraz rozliczania środków z funduszy zewnętrznych dla Akademii oraz upowszechnianie wiedzy nt. możliwości pozyskiwania środków;

2) w zakresie spraw związanych ze składaniem wniosków przez Akademię: przygo- towywanie części formalnej składanych wniosków wraz z załącznikami we współ- pracy z jednostkami organizacyjnymi Akademii, przygotowywanie wniosków o dofinansowanie projektów, koordynacja prac związanych z przygotowaniem pełno- mocnictw dla kierowników projektów, prowadzenie rejestru wniosków złożonych przez Akademię;

3) w zakresie spraw związanych z realizacją przez jednostki organizacyjne Akademii projektów dofinansowanych ze środków zewnętrznych: prowadzenie rejestru realizo- wanych przez Uczelnię projektów, organizacja i prowadzenie spotkań z osobami zaan- gażowanymi w projekty, kontrola obowiązków promocyjnych i informacyjnych nało- żonych na kierownika projektu, związanych z realizacją projektu do czasu wymagane- go umową projektową;

4) w zakresie sprawozdawczości i monitorowania postępu prac: przygotowanie okreso- wych sprawozdań o przygotowanych wnioskach, przyznanych środkach i postępie realizowanych projektów, kontrola terminowego składania przez kierownika projektu, wymaganych umową raportów i sprawozdań z realizacji projektu, w tym raportów i sprawozdań finansowych, niezwłoczne informowanie władz uczelni o zagrożeniach w realizacji i rozliczaniu projektów.

§ 51

Zespół ds. Promocji

Do zadań Zespołu ds. Promocji należy promocja Akademii, a w szczególności:

1) opracowywanie strategii promocyjnej Akademii;

2) planowanie bieżących działań promocyjnych;

3) zamawianie reklam w mediach oraz informatorach;

4) projektowanie druków promocyjnych i okolicznościowych, przygotowywanie materia- łów promocyjnych na potrzeby ogólnouczelniane oraz kalendarzy APS;

5) planowanie i udział w targach edukacyjnych we współpracy z właściwą jednostką merytoryczną (Biuro Organizacji Kształcenia, Komisja Rekrutacyjna, Samorząd Studentów);

6) prezentacje oferty edukacyjnej w szkołach średnich;

7) dystrybucja materiałów promocyjnych na potrzeby jednostek Akademii;

8) obsługa informacyjna dziennikarzy, kontaktowanie kadry naukowej z przedstawicie- lami mediów;

9) gromadzenie bazy kontaktów branżowych;

10) oprawa promocyjna inauguracji roku akademickiego, nadania tytułu doktora honoris causa, święta Akademii;

11) przygotowywanie i opiniowanie materiałów na stronę główną Akademii we współpra- cy z innymi jednostkami;

12) nadzór i aktualizacja treści zawartych na głównej stronie internetowej Akademii oraz w bloku „Aktualności”;

13) współpraca przy przygotowywaniu materiałów okolicznościowych;

14) zarządzanie fotoalbumem Akademii;

15) zarządzanie kanałami mediów społecznościowych Akademii;

16) obsługa administracyjna Prorektora ds. ogólnych.

ROZDZIAŁ XIV

Podział zadań w obszarze administracji w pionie Kanclerza

§ 52

Kwestor i Kwestura

Obowiązki i odpowiedzialność Kwestora określone są w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o fi- nansach publicznych (Dz.U. z 2019, poz. 869 z pózn. zm.), ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r., poz. 351 z późn. zm.) oraz ustawie z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2018 r., poz. 1668 z późn. zm.).
Kwestor pełni funkcję głównego księgowego i odpowiada za powierzone obowiązki przed Kanclerzem i Rektorem, zgodnie z zakresem odpowiedzialności przyjętym na podstawie od- rębnego dokumentu.
Kwestor realizuje powierzone zadania poprzez podległe mu bezpośrednio jednostki organiza- cyjne oraz odpowiada za całość pracy Kwestury.
Kwestor odpowiada w szczególności za:

1) prowadzenie gospodarki finansowej i rachunkowości Akademii zgodnie z obowiązują- cymi przepisami prawa;

2) nadzorowanie i kontrolowanie prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami o rachunkowości;

3) dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej wstępnej, bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych obowiązków oraz następnej kontroli operacji gospodarczych Akademii stanowiących przedmiot księgowań;

4) opracowywanie projektu planu rzeczowo-finansowego i prognoz wieloletnich;

5) sprawozdawczość finansową, statystyczną i pozostałą w zakresie wymaganym prawem i potrzebami wewnętrznymi Akademii;

6) organizowanie i doskonalenie systemu wewnętrznej informacji finansowej i ekono- micznej, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb dla procesów decyzyjnych;

7) prowadzenie analiz ekonomiczno-finansowych oraz oceny efektywności podejmowa- nych działań;

8) opiniowanie planów rozwoju Akademii w kontekście finansowych możliwości ich realizacji;

9) zarządzanie zintegrowanym systemem ERP Expertis w zakresie dostępu i uprawnień użytkowników;

10) nadzór merytoryczny nad rozwojem systemu ERP Expertis w zakresie działań Kwe- stury;

11) inicjowanie przeprowadzania spisów z natury, nadzór nad ich rozliczaniem.

W celu realizacji swych zadań kwestor ma prawo:

1) pozyskiwać od kierowników wszystkich jednostek organizacyjnych Akademii (samo- dzielnych stanowisk pracy) ustne lub pisemne informacje lub wyjaśnienia dotyczące spraw gospodarczych i finansowych;

2) żądać od innych jednostek usunięcia w wyznaczonym terminie nieprawidłowości do- tyczących zwłaszcza przyjmowania, wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów.

Kwestor koordynuje i nadzoruje pracę osób obsługujących finansowo programy pochodzące ze środków zewnętrznych (unijnych i poza unijnych) oraz ustala przydział osób do poszczególnych programów.
Kwestorowi podlegają bezpośrednio następujące jednostki administracji tworzące Kwesturę:

1) Dział Księgowości;

2) Dział Płac.

Do zadań Działu Księgowości należy:

1) organizacja i prowadzenie prac w zakresie rachunkowości;

2) kontrola wstępna kompletności i prawidłowości dokumentacji przyjętej do księgowa- nia;

3) bieżąca kontrola ponoszonych nakładów i analiza kosztów Akademii;

4) bieżąca kontrola realizacji planu rzeczowo-finansowego;

5) współpraca z obsługującym finansowo Akademię bankiem, obsługa programów ban- kowości elektronicznej;

6) kontrola formalno-rachunkowa dokumentów;

7) dekretowanie dokumentów i sporządzanie okresowych zestawień dowodów księgo- wych, stanowiących podstawę zapisów w ewidencji analitycznej;

8) prowadzenie syntetycznej ewidencji księgowej i ewidencji analitycznej;

9) rozliczanie kosztów ogólnych i ustalanie kosztów prowadzenia działalności Akademii;

10) opracowywanie okresowych: miesięcznych, kwartalnych i rocznych analiz ponoszo- nych nakładów finansowych;

11) sporządzanie sprawozdań finansowych;

12) prowadzenie ewidencji analitycznej środków trwałych i ich umorzeń, przedmiotów nietrwałych i materiałów z podziałem na osoby materialnie odpowiedzialne;

13) współpraca z osobami majątkowo odpowiedzialnymi w zakresie oznakowania składni- ków majątkowych i prowadzenia ksiąg inwentarzowych;

14) wycenianie spisów z natury i ustalanie różnic inwentaryzacyjnych;

15) przygotowanie materiałów na posiedzenia komisji inwentaryzacyjnej;

16) prowadzenie postępowania wyjaśniającego w sprawie różnic inwentaryzacyjnych oraz rozliczanie ich zgodnie z decyzją Rektora;

17) prowadzenie rachunkowości w zakresie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjal- nych i jego rozliczenie;

18) analiza i uzgadnianie Funduszu Pomocy Materialnej;

19) rozliczanie inwestycji i dotacji;

20) sporządzanie zestawień do planów, analiz, bilansu;

21) obsługa procesu windykacji należności we współpracy z Biurem ds. Prawno-Organi- zacyjnych zgodnie z wewnętrznymi procedurami w tym zakresie;

22) obsługa wszystkich projektów realizowanych w Akademii, w zakresie księgowym, bilansowanie kont rozrachunkowych projektów, bieżące monitorowanie księgowego ujęcia postępu projektów i kontrola w zakresie prawidłowej ich realizacji pod kątem księgowym, w szczególności:

a) współpraca przy konsultacjach z Biurem ds. Obsługi Badań i Współpracy z Zagranicą,

b) opracowanie i zakładanie kont księgowych dla poszczególnych projektów,

c) opracowanie numeracji dowodów księgowych występujących w danym pro- jekcie,

d) księgowanie dowodów księgowych i wyciągów bankowych występujących

w danym projekcie,

e) uzgadnianie prawidłowości ujętych zapisów na kontach księgowych i przygo- towywanie zestawień do sporządzenia sprawozdań i wniosków o płatność,

f) zakładanie rachunków bankowych niezbędnych do obsługi rozliczanych

projektów i ich monitorowanie.

Do zadań Działu Płac należy:

1) prowadzenie całokształtu prac związanych ze sporządzaniem list płac, naliczaniem wypłat wynagrodzeń, planowaniem i sprawozdawczością w zakresie funduszu płac;

2) kontrola formalna i rachunkowa dokumentów stanowiących podstawę wypłat wyna- grodzeń, zasiłków rodzinnych, chorobowych, wychowawczych i tym podobnych świadczeń;

3) prowadzenie ewidencji analitycznej wynagrodzeń i zasiłków dla pracowników Akademii;

4) prowadzenie spraw związanych z dobrowolnym ubezpieczeniem pracowników;

5) wystawianie pracownikom zaświadczeń o wysokości zarobków, wypełnianie wnio- sków emerytalnych w części dotyczącej wynagrodzeń stanowiących podstawę ustala- nia emerytury itp.;

6) rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych;

7) dokonywanie rocznego rozliczenia podatku dochodowego (w tym sporządzanie PIT-ów);

8) sporządzanie i rozliczanie deklaracji ZUS wszystkich pracowników (w tym raportów imiennych i zwrotu składek ZUS);

9) sporządzanie przelewów na konta indywidualne pracowników;

10) sporządzanie analiz dotyczących funduszu płac będących podstawą do planu finanso- wego Akademii.

§ 53

Dział Administracyjny

Do zadań Działu Administracyjnego należy:

1) zapewnienie bieżącej obsługi administracyjnej w administrowanych budynkach, w szczególności:

a) przygotowywanie budynków, sal i pomieszczeń do prowadzenia działalności podstawowej, a także do uroczystości i świąt państwowych oraz zapewnienie obsługi wszelkiego typu imprez, konferencji, zjazdów i uroczystości oraz zabezpieczenie ich od strony techniczno-porządkowej,

b) organizacja serwisu sprzątającego we wszystkich pomieszczeniach oraz na terenie wokół budynków,

c) prowadzenie całości spraw związanych z odpadami komunalnymi, w tym pro- wadzenie dokumentacji dotyczącej odbioru i gospodarowania odpadami,

d) zlecanie usuwania usterek, awarii elementów trwałych i wyposażenia obiek- tów z wyłączeniem technicznej infrastruktury budynkowej,

e) gospodarka kluczami;

2) organizacja i nadzór nad systemem zabezpieczeń technicznych i ochrony fizycznej, opracowywanie i nadzór nad stosowaniem regulaminów, procedur i instrukcji w tym zakresie – zapewnienie skutecznego nadzoru nad majątkiem Akademii oraz nad bez- pieczeństwem osób przebywających na terenie Akademii;

3) prowadzenie magazynu Akademii;

4) prowadzenie szatni;

5) planowanie i realizacja potrzeb w zakresie wyposażenia Akademii w wyposażenie bu- dynkowe ogólnego użytku, zaopatrywanie w materiały i środki czystościowe;

6) prowadzenie kancelarii ogólnej:

a) przyjmowanie i rozdzielanie korespondencji w wersji papierowej oraz elektro- nicznej, w systemie ePUAP dla wszystkich jednostek organizacyjnych Akade- mii, w tym:

– ewidencjonowanie korespondencji elektronicznej (ePUAP) oraz korespon- dencji poleconej i faktur,

– wydawanie/przekazywanie korespondencji zwykłej i poleconej (za po- twierdzeniem odbioru),

b) przyjmowanie i rozdzielanie pism wewnętrznych od/do wszystkich jednostek

organizacyjnych Akademii,

c) przyjmowanie i przygotowywanie do wysyłki korespondencji z jednostek

organizacyjnych Akademii,

– ważenie i wycena korespondencji,

– rejestracja w pocztowej książce nadawczej wysyłanej korespondencji,

d) prowadzenie ewidencji opłat pocztowych, biletów MZK;

7) obsługa portierni:

a) wydawanie i przyjmowanie kluczy, udzielanie informacji,

b) obsługa systemów sygnalizacji pożarowej,

c) obsługa centrali telefonicznej,

d) obsługa systemu CCTV;

8) prowadzenie gospodarki transportowej, utrzymanie samochodów w stanie gotowości eksploatacyjnej, prowadzenie ewidencji pojazdów mechanicznych, kontrola kart dro- gowych (w tym kontrola i rozliczanie kierowców), prowadzenie racjonalnej gospodarki paliwem, ogumieniem i częściami zamiennymi;

9) prowadzenie ewidencji i wyposażenia pracowników w odzież ochronną i sprzęt;

10) zlecanie wykonania, wydawanie, rejestrowanie i likwidacja pieczątek; prowadzenie ewidencji i wyposażenia pracowników w odzież ochronną i sprzęt;

11) prowadzenie całości spraw związanych z ubezpieczeniami Akademii we współpracy z firmą brokerską;

12) ewidencja majątkowa:

a) prowadzenie całości spraw związanych z bieżącym gospodarowaniem skład- nikami majątku Akademii, w szczególności opracowywanie i realizacja pro- cedur dotyczących wprowadzania do ewidencji, zmiany miejsca użytkowania lub osoby odpowiedzialnej i nadzoru operacyjnego,

b) prowadzenie ewidencji i elektronicznego oznakowania środków trwałych i przedmiotów nietrwałych oraz środków badawczych w użytkowaniu,

c) prowadzenie ewidencji wartości niematerialnych i prawnych,

d) wyjaśnianie różnic inwentaryzacyjnych dotyczących środków trwałych i przedmiotów nietrwałych,

e) wydawanie do użytkowania, przyjmowanie zwrotów oraz rozliczanie pracow- ników i studentów z pobranego sprzętu, aparatury i urządzeń na podstawie odpowiednich dokumentów;

13) zarządzanie kontrolą dostępu do centralnego parkingu Akademii;

14) prowadzenie kalendarza i organizacja kwaterowania w pokojach gościnnych w budyn- ku przy ulicy Spiskiej.

§ 54

Dział Inwestycji i Remontów

Do zadań Działu Inwestycji i Remontów należy:

1) prowadzenie kompleksowych prac związanych z przygotowaniem i realizacją remon- tów budynków, urządzeń technicznej infrastruktury budynkowej w tym organizacja procesu robót budowlanych zlecanych na zewnątrz wymagających dokumentacji pro- jektowej, zgłoszenia administracji architektoniczno-budowlanej lub uzyskania pozwo- lenia na budowę polegających na:

a) budowie – wykonaniu, odbudowie, rozbudowie, nadbudowie obiektu budow- lanego,

b) przebudowie zmiana parametrów użytkowych lub technicznych istniejącego obiektu budowlanego, z wyjątkiem charakterystycznych parametrów (kubatu- ra, powierzchnia zabudowy, wysokość, długość, szerokość),

c) remoncie – wykonywaniu w istniejącym obiekcie budowlanym robót budow- lanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji;

2) realizacja siłami pracowników działu lub przygotowywanie zleceń na zewnątrz drob- nych napraw budynkowej infrastruktury technicznej i remontów malarskich;

3) utrzymanie i nadzór merytoryczny nad urządzeniami i instalacjami elektrycznymi, energetycznymi, gazowymi, wodnymi, kanalizacyjnymi, wentylacyjnymi i klimatyza- cyjnymi;

4) zapewnienie kontroli okresowych wynikających z przepisów prawa i zawartych

umów:

a) obiektów budowlanych – przeglądy roczne oraz pięcioletnie,

b) gwarancyjnych – kontrola jakości wykonanych robót i użytych materiałów

w trakcie eksploatacji,

c) eksploatacyjnych – kontrola zużycia eksploatacyjnego systemów i urządzeni na trwale związanych z obiektem (węzły CO, hydrofornia, windy, klimatyza- tory, system ppoż.);

5) zapewnienie konserwacji i nadzór nad firmami realizującymi serwis konserwacyjny

w zakresie:

a) instalacji elektrycznych prądowych z osprzętem,

b) instalacji wodnych (Z.W., C.W., C.O., C.T., kanalizacja) z osprzętem,

c) instalacji wentylacji z osprzętem,

d) instalacji ppoż. z osprzętem i wyposażenia,

e) urządzeń dźwigowych;

6) zapewnienie dostawy mediów (energia elektryczna i cieplna, woda) i odbioru ścieków dla wszystkich budynków Akademii;

7) prowadzenie książek obiektów budowlanych zgodnie z przepisami ustawy Prawo budowlane wraz z archiwizacja dokumentacji technicznej;

8) prowadzenie inwestycji budowlanych:

a) doradztwo strategiczne i inżynieryjne dla władz uczelni na etapie planowania

i realizacji,

b) prowadzenie prac przygotowawczych w tym szacowanie wartości zamówień na usługi związane z inwestycją,

c) przygotowywanie zleceń na usługi związane z inwestycją,

d) nadzór nad realizacją usług projektowych i realizacji robót budowlanych m.in. udział w komisjach odbiorowych,

e) współpraca z Kwesturą w zakresie rozliczeń finansowych inwestycji oraz wymaganej sprawozdawczości,

f) archiwizacja dokumentacji związanej z inwestycją;

9) ochrona ppoż. w zakresie nadzoru nad właściwym zabezpieczeniem obiektów Akade- mii zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami obejmująca:

a) zapewnienie prawidłowego działania sprzętu i urządzeń ppoż.,

b) zapewnienie prawidłowego oznakowania dróg ewakuacyjnych i sprzętu ppoż.,

c) opracowanie i aktualizację instrukcji bezpieczeństwa ppoż.,

d) prowadzenie szkoleń dla nowoprzyjętych pracowników Akademii,

e) prowadzenie rejestru sprzętu i urządzeń ppoż.,

f) prowadzenie okresowych przeglądów bezpieczeństwa ppoż. – opracowywa- nie analiz zagrożenia pożarowego oraz inicjowanie na tej podstawie stosow- nych działań;

10) przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia i szacowanie wartości w zakresie prac objętych kompetencjami działu;

11) opracowywanie sprawozdań i zestawień w zakresie prac objętych kompetencjami dzia- łu dla organów zewnętrznych;

12) zapewnienie niezbędnego nadzoru nad realizacją prac objętych kompetencjami działu i udział w odbiorze tych robót.

§ 55

Dział Informatyczno-Medialny

Do zadań Działu Informatyczno-Medialnego należy w szczególności:

1) administrowanie infrastrukturą informatyczną oraz usługami informatycznymi (w za- kresie kompetencji Działu) dopuszczonymi do stosowania w Akademii poprzez:

a) konfigurowanie zasobów i usług zgodnie z potrzebami,

b) sprawowanie nadzoru nad usługami informatycznymi dostarczanymi przez podmioty zewnętrzne, m.in. Internet, poczta elektroniczna, usługi hostingo- we, usługi nadzoru autorskiego i serwisowe,

c) wykonywanie aktualizacji systemów i usług informatycznych,

d) zapewnienie ciągłej i sprawnej eksploatacji sieci, urządzeń infrastruktury, systemów i usług poprzez monitorowanie funkcjonowania infrastruktury informatycznej oraz systemów i usług informatycznych pod względem wy- dajności i awaryjności, przeprowadzanie okresowych przeglądów elementów

infrastruktury informatycznej oraz systemów i usług informatycznych i opra- cowywanie stosownych wniosków,

e) planowanie i przeprowadzanie modernizacji, rozbudowy infrastruktury infor- matycznej;

2) administrowanie siecią informatyczną Akademii poprzez:

a) projektowanie i nadzorowanie modernizacji sieci informatycznej,

b) zarządzanie urządzeniami aktywnymi sieci i rozwiązaniami zapewniającymi bezpieczeństwo sieci informatycznej,

c) opiniowanie wniosków w spawie dostępu do sieci informatycznej,

d) nadzorowanie działań pracowników firm zewnętrznych w sieci informatycz- nej Akademii;

3) administrowanie infrastrukturą telekomunikacyjną oraz usługami telekomunikacyj- nymi poprzez:

a) sprawowanie nadzoru nad usługami telekomunikacyjnymi dostarczanymi przez podmioty zewnętrzne, m.in. łącza internetowe, telefoniczne, umowy telekomunikacyjne i serwisowe,

b) zapewnienie ciągłej eksploatacji sieci i urządzeń telekomunikacyjnych, prze- prowadzanie okresowych przeglądów elementów infrastruktury telekomuni- kacyjnej,

c) przeprowadzanie modernizacji, rozbudowy infrastruktury telekomunikacyj- nej;

d) nadzorowanie realizacji umów telekomunikacyjnych, serwisowych, gwaran- cyjnych,

e) bilingowanie jednostek Akademii w zakresie korzystania z infrastruktury telekomunikacyjnej;

4) administrowanie infrastrukturą telewizji przemysłowej CCTV poprzez:

a) zapewnienie ciągłej i sprawnej eksploatacji CCTV, monitorowanie funkcjono- wania, nadzór nad serwisowaniem oraz kontrola nagrań,

b) przeprowadzanie modernizacji, rozbudowy infrastruktury CCTV;

5) realizacja wymagań Polityki Bezpieczeństwa Informacji w zakresie administrowania usługami i systemami informatycznymi;

6) nadzorowanie korzystania z usług informatycznych i informacji przechowywanych elektronicznie w systemach informatycznych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa poprzez:

a) weryfikację wniosków o dopuszczenie do stosowania w Akademii progra- mów, systemów rozwiązań informatycznych,

7) nadzorowanie eksploatacji systemów i programów informatycznych pod względem zgodności z umowami licencyjnymi i innymi obowiązującymi w tym zakresie przepi- sami prawa;

8) zarządzanie rozwojem infrastruktury i systemów informatycznych, telekomunikacyj- nych, CCTV, i audiowizualnych Akademii poprzez:

a) planowanie kierunków rozwoju ww. systemów i usług Akademii,

b) opracowywanie planów inwestycyjnych i remontowo-modernizacyjnych,

c) opracowanie wniosków o modernizację, rozbudowę infrastruktury, zakup zasobów, aktualizację systemów,

d) nadzorowanie zakupów usług, elementów infrastruktury i zasobów, syste- mów i usług,

e) współuczestnictwo we wdrażaniu zakupionych systemów oraz rozwiązań informatycznych,

f) prowadzenie ewidencji infrastruktury, systemów oraz programów informa- tycznych,

g) kompletowanie i przechowywanie dokumentacji eksploatowanych usług i sys- temów oraz elementów infrastruktury,

h) współpracę z Działem Aplikacji Komputerowych w zakresie integracji uczel- nianych systemów informatycznych;

9) realizacja funkcji Help-Desk’u rozumianej jako udzielanie wsparcia merytorycznego i funkcjonalnego użytkownikom usług informatycznych, telekomunikacyjnych, me- dialnych, poligraficznych poprzez:

a) przyjmowanie zgłoszeń problemów i incydentów od użytkowników oraz zapewnianie ich rozwiązania,

b) udzielanie instruktażu użytkownikom systemów i usług,

c) przeprowadzanie szkoleń osób zatrudnionych w Akademii w zakresie nie- zbędnym dla właściwej eksploatacji zasobów informatycznych i wykorzysty- wania usług informatycznych,

d) obsługę instalacji audiowizualnych zlokalizowanych na aulach i salach wykła- dowych;

10) obsługa instalacji audiowizualnych zlokalizowanych w aulach i salach wykładowych wraz ze wsparciem technicznym dla prowadzących zajęcia obejmującym w szczegól- ności wypożyczanie laptopów, podłączanie i konfigurację sprzętu komputerowego oraz rzutników;

11) obsługa audiowizualna imprez i uroczystości akademickich, konferencji i innych wydarzeń, w tym tworzenie i archiwizowanie materiałów audiowizualnych w postaci fotografii, nagrań lub filmów wykonywanych przez Dział;

Kierownik działu pełni funkcję Inspektora Bezpieczeństwa Informacji. Szczegółowe zadania Inspektora Bezpieczeństwa Informacji określa zarządzenie Kanclerza.

§ 56

Samodzielne Stanowisko ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy

Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy należy w szczególności:

1) dokonywanie analiz BHP w Akademii oraz przyczyn powodujących zagrożenie życia i zdrowia pracowników i studentów;

2) inicjowanie i opracowywanie wniosków zmierzających do zapobiegania tym zagroże- niom;

3) sprawowanie kontroli stanu BHP w Akademii, czuwanie nad przestrzeganiem przez pracowników zasad BHP oraz udział w komisjach społecznych zajmujących się prze- glądem warunków pracy;

4) sporządzanie projektów poleceń pokontrolnych, przedkładanie ich do akceptacji oraz nadzór nad ich realizacją;

5) współudział w opracowywaniu planów poprawy warunków BHP, kontrola ich realiza- cji oraz prawidłowości wykorzystania nakładów przeznaczonych na te cele;

6) organizowanie wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich pracowników;

7) nadzór nad prawidłową realizacją zawartych oraz inicjowanie nowych umów z placów- kami służby zdrowia, świadczącymi odpłatne usługi medyczne dla pracowników Akademii;

8) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy pracowników oraz studentów, prowadzenie rejestru wypadków przy pracy i terminowe powiadamianie właściwych organów o zaistniałych wypadkach, zgodnie z obowiązującymi przepisami;

9) sporządzanie dokumentacji powypadkowej oraz pomoc w uzyskiwaniu należnych odszkodowań;

10) kontrola zaopatrywania pracowników w odzież roboczą, ochronną i sprzęt ochrony osobistej;

11) przeprowadzanie instruktażu ogólnego i szkolenia podstawowego w ramach szkolenia wstępnego BHP oraz prowadzenie okresowego szkolenia pracowników;

12) wnioskowanie o natychmiastowe wyłączenie z użytkowania urządzeń grożących wy- padkiem;

13) bieżące monitorowanie i upowszechnianie zmian w przepisach dotyczących BHP w szkolnictwie wyższym;

14) opracowywanie projektów regulaminów wewnętrznych i zarządzeń dotyczących BHP

w Akademii.

§ 57

Samodzielne Stanowisko ds. Zamówień Publicznych i Spraw Socjalnych

Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Zamówień Publicznych i Spraw Socjalnych pracy należy:

1) w zakresie spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych:

a) określanie trybu udzielenia zamówienia publicznego,

b) przygotowywanie planu zamówień publicznych i bieżącą analiza jego wyko- nania,

c) nadzór nad właściwym ustalaniem (metodyką) szacunkowej wartości zamó- wienia,

d) prowadzenie rejestrów zamówień publicznych zgodnie z wymogami w tym zakresie wynikającymi z przepisów i aktów wewnętrznych,

e) sporządzanie części proceduralnej specyfikacji istotnych warunków zamó- wienia – po otrzymaniu z jednostki wnioskującej zaakceptowanego przez wła- dze Akademii, wniosku o wszczęcie postępowania,

f) prowadzenie całości spraw proceduralnych dla zamówień o szacunkowej war- tości od 10000 do 30000 EUR,

g) sporządzanie pełnej dokumentacji postępowania na obowiązujących drukach

ZP,

h) przygotowywanie do akceptacji kierownika zamawiającego korespondencji z: potencjalnymi dostawcami, wykonawcami, uczestnikami postępowania, Urzędem Zamówień Publicznych, wybranym oferentem w celu podpisania umowy,

i) udzielanie konsultacji z zakresu zamówień publicznych jednostkom Akade- mii;

j) pełnienie funkcji sekretarza komisji przetargowych, a w postępowaniach, w których nie została powołana komisja przetargowa – sporządzanie doku- mentacji z postępowania,

k) sprawowanie pieczy nad protokołem z postępowania i załącznikami do niego,

l) udostępnianie zainteresowanym dokumentacji z postępowań,

m) przechowywanie dokumentacji z postępowań zamówień publicznych i prze- kazywanie do archiwum Akademii,

n) sporządzanie rocznych sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych i przekazywanie ich do Urzędu Zamówień Publicznych,

o) bieżące monitorowanie i upowszechnianie zmian w przepisach dotyczących zamówień publicznych,

p) opracowywanie projektów regulaminów wewnętrznych dotyczących spraw związanych z zamówieniami publicznymi w szczególności: wydatków pu- blicznych, komisji przetargowych i zespołów ds. realizacji umów;

2) w zakresie spraw socjalnych:

a) prowadzenie spraw dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjal- nych dla pracowników Akademii i ich rodzin oraz emerytów i rencistów, w tym: weryfikacja i zatwierdzanie wniosków o dofinansowanie wypoczynku dla pracowników, emerytów/rencistów i ich rodzin, weryfikacja wniosków przedkładanych Komisji Socjalnej,

b) pełnienie funkcji sekretarza Komisji Socjalnej, zgodnie z Regulaminem Komisji Socjalnej stanowiącym załącznik do Regulaminu ZFŚS Akademii,

c) prowadzenie spraw dotyczących pożyczek z Zakładowego Funduszu Miesz- kaniowego,

d) prowadzenie akcji kulturalnej i sportowej dla pracowników Akademii: zakup biletów do teatrów, kin i na inne imprezy kulturalne, zakup karnetów na ko- rzystanie z obiektów sportowych, organizowanie wycieczek krajoznawczo-

-turystycznych,

e) przygotowywanie projektu zmian do Regulaminu ZFŚS Akademii wynikają- cych ze zmian przepisów prawa lub zmian wartości odpisu na ZFŚS,

f) planowanie wysokości dopłat do wypoczynku na dany rok kalendarzowy we współpracy z komisją socjalną,

g) przechowywanie oraz archiwizacja wniosków o udzielenie świadczeń socjal- nych (zapomogi) rozpatrywanych przez komisję socjalną.

§ 58

Archiwum

Do zadań Zespołu ds. Archiwizacji jako jednostki nadzorującej postępowanie z dokumentacją w skali całej Akademii należy:

1) przejmowanie oraz zabezpieczanie dokumentacji podlegającej archiwizacji;

2) ewidencjonowanie materiałów archiwalnych w aplikacji „Archiwum-ISA” oraz USOS;

3) opracowywanie posiadanych materiałów archiwalnych;

4) przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji;

5) udostępnianie dokumentacji dla celów administracyjnych i naukowych;

6) nadzór nad postępowaniem z dokumentacją w poszczególnych jednostkach organiza- cyjnych Akademii;

7) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (kat. B);

8) inicjowanie zmian i opracowywanie aktualizacji wewnętrznych instrukcji dotyczą- cych klasyfikowania, kwalifikowania oraz archiwizowania dokumentacji;

9) sporządzanie rocznego planu pracy i sprawozdania z działalności archiwum;

10) zapewnienie prawidłowego działania aplikacji „Archiwum-ISA”.

§ 59

Zakład Gospodarczy Osiedle Akademickie „Przyjaźń”

Do zadań Zakładu Gospodarczego Osiedle Akademickie „Przyjaźń” należy w szczególności:

1) administrowanie domami akademickimi położonymi na terenie Osiedla;

2) administrowanie domami mieszkalnymi i lokalami użytkowymi położonymi na tere- nie Osiedla;

3) administrowanie terenami zewnętrznymi Osiedla;

4) zabezpieczanie warunków lokalowych dla potrzeb kultury studenckiej, sportu i rekre- acji.

Szczegółowe zasady organizacji Zakładu określa odrębny Regulamin.

§ 60

Sekretariat Kanclerza

Do zadań Sekretariatu należy w szczególności:

1) obsługa administracyjno-kancelaryjna Kanclerza;

2) współpraca z Biurem Rektora i Biurem ds. Prawno-Organizacyjnych przy realizacji zadań o charakterze organizacyjnym.

SENAT

REKTOR

RADA UCZELNI

ZAŁĄCZNIK NR 1

Prorektor ds. kształcenia

Prorektor ds. nauki

Prorektor ds. ogólnych

Instytut Pedagogiki Specjalnej

Biuro Rektora

Kanclerz

Biuro Aplikacji Komputerowych

Biuro Organizacji

Biuro ds. Obsługi Badań i Współpracy z Zagranicą

Zespół ds. Promocji

Jednostki wewn.

Dyrektor

Sekretariaty i pracownicy adm.

Instytutów

Sekretariat

Kształcenia

Biuro ds. Obsługi

Procedur

Zespół ds. Projektów

Organizacyjnych,

Instytut Pedagogiki

Biuro ds. Zatrudnienia

Dział Administracyjny

Kwestor

Biuro Planowania

Kształcenia

Biuro Pomocy Materialnej

Awansowych

Szkoła

Strukturalnych

i Edukacyjnych

Jednostki wewn.

Dyrektor

Biuro ds. Obronnych i Informacji Niejawnych

Dział Inwestycji i Remontów

Dział Księgowości

i Absolwentów

Biuro Studiów

Doktorska

Biblioteka Główna

Instytut Wspomagania

Rozwoju Człowieka

i Edukacji

Biuro ds. Prawno-Organizacyjnych

Dział Informatyczno- Medialny

Dział Płac

Podyplomowych i Kursów

Biuro Spraw Studenckich

Wydawnictwo APS

Jednostki wewn.

Dyrektor

Audytor Wewnętrzny

Samodzielne Stanowisko ds. Bezpieczeństwa

Samodzielne Stanowisko ds. Osób

Muzeum Marii Grzegorzewskiej

Instytut Edukacji Artystycznej

Inspektor Ochrony Danych

i Higieny Pracy

Samodzielne Stanowisko

z Niepełnosprawnościami

Studium Wychowania Fizycznego i Sportu

i APS

Jednostki wewn.

Dyrektor

ds. Zamówień

Publicznych i Spraw Socjalnych

Studium Praktycznej

Nauki Języków Obcych

Instytut Filozofii

i Socjologii

Archiwum

Jednostki

wewn.

Dyrektor

Zakład Gospodarczy

Osiedle Akademickie

„Przyjaźń”

Instytut Profilaktyki Społecznej i Pracy Socjalnej

Jednostki wewn.

Dyrektor

Instytut Psychologii

Jednostki wewn.

Dyrektor

OGÓLNY SCHEMAT ORGANIZACYJNY

AKADEMII PEDAGOGIKI SPECJALNEJ

im. Marii Grzegorzewskiej

lipiec 2019

Zaktualizował:
Data aktualizacji: